Siklus manajemen sumber daya manusia (MSDM) atau penggajian-human resources management (HRM) atau payroll cycle adalah serangkaian aktivitas bisnis dan operasi pengolahan data terkait yang terus menerus berhubungan dengan mengelola kemampuan pegawai secara efektif. Tugas-tugas yang lebih penting meliputi sebagai berikut:
– – Merekrut dan mempekerjakan para pegawai baru
– – Pelatihan
– –Penugasan pekerjaan
– –Kompensasi (penggajian)
– –Evaluasi kinerja
– –Mengeluarkan pegawai karena penghentian yang sukarela maupun tidak
Tugas 1 dan 6 dilakukan hanya sekali pada setiap pegawai, sementara tugas 2 sampai 5 dijalankan berulang-ulang selama seorang pegawai bekerja untuk perusahaan tersebut. Pada kebanyakan perusahaan, keenam aktivitas ini dibagi ke dalam dua sistem terpisah. Tugas 4, kompensasi pegawai, merupakan fungsi utama sistem penggajian. Kelima tugas yang lain merupakan sistem MSDM. Pada banyak perusahaan, kedua sistem tersebut dikelola secara terpisah. Sistem MSDM biasanya merupakan tanggung jawab dari direktur sumber daya manusia, sementara pengawas mengelola sistem penggajian.
II. SISTEM INFORMASI SIKLUS MSDM/PENGGAJIAN
Tinjauan proses MSDM dan kebutuhan informasi
Keberhasilan sebuah organisasi bergantung pada pegawai yang memiliki kemampuan dan pegawai yang memiliki motivasi karena pengetahuan dan kemampuan mereka memengaruhi kualitas dari barang serta jasa yang diberikan ke pelanggan. Untuk menggunakan pengetahuan dan kemampuan para pegawai secara lebih efektif, banyak organisasi berinvestasi pada sistem manajemen pengetahuan. Sistem manajemen pengetahuan (knowledge management system) tidak hanya berjalan seperti sebuah petunjuk yang mengidentifikasi area-area keahlian yang dimiliki pegawai individu, tetapi juga menangkap dan menyimpan pengetahuan tersebut, sehingga dapat dibagikan dan digunakan oleh yang lainnya serta dapat meningkatkan produktivitas secara signifikan.
Mengakui nilai dari pengetahuan dan kemampuan para pegawai dapat membantu perusahaan memahami dengan lebih baik biaya sesungguhnya terkait dengan perputaran (turnover) pegawai yang berlebih. Sebagai tambahan atas biaya langsung yang terkait dengan proses perekrutan (pengiklanan, pengecekan latar belakang, wawancara kandidat, dsb), terdapat pula biaya-biaya yang terkait dengan mempekerjakan tenaga bantuan sementara, melatih para pegawai baru, dan mengurangi produktivitas para pegawai baru sampai mereka sepenuhnya mempelajari bagaimana melakukan tugas-tugas mereka. Semangat kerja pegawai juga penting. Semangat pegawai yang rendah menciptakan biaya finansial ketika dihasilkan dala perputaran. Sebaliknya, terdapat peningkatan bukti bahwa semangat pegawai yang tinggi memberikan manfaat finansial.
Ancaman dan Pengendalian
III. AKTIVITAS SIKLUS PENGGAJIAN
Memperbarui database induk penggajian
Aktivitas pertama dalam siklus MSDM/penggajian melibatkan pembaruan database induk penggajian yang merefleksikan berbagai jenis perubahan yang diajukan secara interna: perekrutan baru, pemberhentian, perubahan dalam tingkat bayaran, atau perubahan dalam gaji tertahan yang ditetapkan. Selain itu, secara berkala data induk perlu diperbarui untuk menunjukkan perubahan-perubahan tarif pajak dan potongan untuk asuransi.
Memvalidasi data waktu dan kehadiran
Bagaimana data waktu dan kehadiran pegawai dikumpulkan secara berbeda bergantung pada status bayaran pegawai. Bagi para pegawai yang dibayar berdasarkan jam, banyak perusahaan menggunakan kartu waktu (time card) untuk mencatat waktu kedatangan dan keberangkatan pegawai setiap harinya. Para pegawai yang mendapatkan gaji tetap sering mencatat pekerjaan tenaga kerja mereka dengan kartu waktu. Bahkan, supervisor mereka secara informal mengawasi kehadiran mereka dalam pekerjaan. Para profesional pada organisasi jasa seperti KAP, kantor hukum, dan kantor konsultan dengan cara yang sama melacak waktu yang mereka habiskan untuk melakukan berbagai tugas dan bagi klien yang mana aja, mereka mencatat data-data tersebut dalam lembar waktu (time sheet). Staf penjualan biasanya dibayar berdasarkan pada komisi murni atau gaji ditambah komisi. Pembayaran ini memerlukan kecermatan staf untuk mencatat jumlah penjualan mereka. Penggunaan insentif, komisi, dan bonus memerlukan penautan sistem penggajian dan sistem informasi atas penjualan dan siklus lainnya guna mengumpulkan data yang digunakan untuk menghitung bonus. Selain itu, skema bonus/insentif harus secara tepat didesain dengan tujuan realistis yang dapat dicapai, sehingga secara objektif dapat diukur. Penting juga bahwa tujuan tersebut harus sama dengan tujuan korporasi dan para manajer mengawasi untuk memastikan bahwa tujuan tersebut akan terus sesuai.
Menyiapkan penggajian
Urutan aktivitas untuk proses penggajian adalah sebagai berikut:
Transaksi penggajian diedit dan transaksi yang divalidasi kemudian disortir berdasarkan nomor pegawai.
Seluruh potongan penggajian dijumlahkan dan totalnya digunakan untuk mengurangi gaji kotor, sehingga didapatkan jumlah gaji bersih. Potongan penggajian dibagi ke dalam dua kategori umum, yaitu: potongan pajak gaji dan potongan sukarela. Potongan pajak gaji meliputi pajak penghasilan negara, negara bagian, dan daerah. Potongan sukarela meliputi iuran dana pensiun; premi asuransi jiwa, kesahatan, dan asuransi kecacatan; iuran serikat; dan kontribusi untuk berbagai sumbangan amal.
Daftar penggajian dan potongan dibuat. Daftar penggajian (payroll register) atau register penggajian mencantumkan gaji kotor setiap pegawai, potongan penggajian, dan gaji bersih dalam format multikolom. Daftar ini juga berlaku sebagai dokumentasi pendukung untuk mengotorisasi transfer dana ke rekening pengecekan penggajian organisasi. Daftar potongan (deduction register) memuat potongan-potongan sukarela lainnya bagi setiap pegawai.
Sistem mencetak cek gaji pegawai. Cek gaji ini biasanya menyertakan sebuah laporan pendapatan (earning statement) yang memuat jumlah gaji kotor, potongan, dan gaji bersih untuk periode terkini serta total year-to-date untuk masing-masing kategori.
Ketika setiap transaksi penggajian diproses, sistem juga mengalokasikan biaya tenaga kerja ke akun-akun buku besar umum yang sesuai, dengan memeriksa kode pada catatan kartu jam kerja. Sistem tersebut memelihara total yang ada dari aloasi tersebut hingga saat seluruh catatan penggajian pegawai diproses. Total tersebut dan kolom total dalam daftar penggajian, membentuk dasar bagi entri jurnal umum yang dimasukkan ke buku besar umum setelah seluruh cek gaji dicetak. Sistem penggajian juga menghasilkan sejumlah laporan mendetail.
Mengeluarkan penggajian
Setelah cek gaji disiapkan, petugas penggajian memeriksa dan menyetujui daftar penggajian. Sebuah voucher pencairan kemudian disiapkan untuk mengotorisasi transfer dana dari rekening pengecekan umum perusahaan ke rekening bank penggajiannya. Voucher pencairan tersebut kemudian digunakan untuk memperbarui buku besar.
Setelah memeriksa daftar penggajian dan voucher pencairan, kasir kemudian menyiapkan dan menandatangani sebuah cek (atau mengajukan sebuah transaksi Electronic Funds Transfer [EFT]) yang mentransfer dana dari rekening bank penggajian perusahaan. Jika organisasi masih menerbitkan cek kertas, kasir juga memerikasa, menandatangani, dan mendistribusikan cek gaji pegawai. Kasir tersebut segera mentransfer kembali segala cek gaji yang tidak diakui dalam rekening bank perusahaan. Sebuah daftar cek gaji yang tidak diklaim kemudian dikirim ke departemen audit internal untuk penyelidikan lebih lanjut.
Setoran langsung adalah satu cara untuk meningkatkan efisiensi dan mengurangi biaya pemrosesan.
Menghitung dan mengeluarkan pajak penghasilan yang dibayar pegawai serta potongan pagawai sukarela
Para atasan harus membayar pajak social security sebagai tambahan terhadap jumlah potongan dari cek gaji pegawai. Hukum pemerintah pusat dan negara bagian juga menghendaki para atasan untuk mengontribusikan persentase tertentu dari setiap gaji kotor pegawai sampai dengan batas tahunan maksimum, untuk dana asuransi kompensasi pengangguran pusat dan negara bagian. Banyak atasan juga menawarkan pegawai mereka rencana manfaat fleksibel (flexible benefit plan) dimana setiap pegawai menerima beberapa perlindungan minimum pada asuransi medis, dana pensiun, dan kontibusi amal. Rencana manfaat fleksibel menempatkan peningkatan permintaan pada sistem MSDM/penggajian sebuah perusahaan.
IV. OPSI OUTSOURCING: BIRO JASA PENGGAJIAN DAN ORGANISASI PENGUSAHA PROFESIONAL
Dalam sebuah upaya untuk mengurangi biaya, banyak organisasi mengalihdayakan (outcourcing) fungsi penggajian dan MSDM ke biro jasa penggajian dan ke organisasi pengusaha profesional. Sebuah biro jasa penggajian (payroll service bureau) mengelola data induk penggajian untuk tiap-tiap kliennya dan memproses penggajian untuk mereka. Sebuah organisasi pengusaha profesional (professional employer organization-PEO) tidak hanya memproses penggajian, tetapi juga memberikan jasa MSDM seperti desain pemanfaatan pegawai dan administrasi. Oleh karena mereka memberikan jangkauan layanan yang lebih sempit, biaya untuk biro jasa penggajian umumnya lebih murah dibandingkan PEO. Ketika organisasi mengalihdayakan pemrosesan penggajian, mereka mengirimkan data waktu dan kehadiran pegawai beserta informasi mengenai perubahan personil pegawai kepada biro jasa penggajian atau PEO setiap akhir periode penggajian. Biro jasa penggajian atau PEO tersebut kemudian menggunakan data yang diterima dari organisasi untuk menyiapkan cek gaji pegawai, laporan pendapatan, dan daftar penggajian. Jasa pemrosesan penggajian juga secara periodik menghasilkan formulir W-2 pegawai dan laporan terkait pajak lainnya.
Biro jasa penggajian dan PEO biasanya menarik bagi bisnis kecil dan menengah karena alasan berikut:
Mengurangi biaya
Jangkauan manfaat yang lebih luas
Pembebasan atas sumber daya komputer
