Karakteristik Umum Perencanaan
Perencanaan adalah sebagai perkembangan sistematis dari program tindakan yang ditujukan pada pencapaian tujuan bisnis yang telah disepakati dengan proses analisa, evaluasi, seleksi diantara kesempatan-kesempatan yang di prediksi terlebih dahulu.
Tujuan Perencanaan :
Tujuan yang mendasar dari perencanaan adalah membantu organisasi mencapai tujuannya.Tanpa adanya perencanaan biasanya disertai dengan tidak adanya koordinasi dan timbulnya ketidak efisienan. Ada dua maksud dari tujuan perencanaan, yaitu :
1. Perlindungan
Meminimisasi resiko dengan mengurangi ketidakpastian di sekitar kondisi bisnis dan menjelaskan konsekuensi tindakan manajerial yang berhubungan.
2. Kesepakatan
Meningkatkan tingkat keberhasilan dalam organisasi.
Kerugian dan Keuntungan Perencanaan
Program perencanaan mempunyai banyak keuntungan, yaitu :
1. Membantu Wirausahawan Berorientasi ke Masa Depan
Wirausahawan dipaksa untuk melihat keeluar dari masalah hariannya yang normal untuk memproyaksikan apa yang akan mereka hadapi di masa mendatang.
2. Koordinasi Keputusan
Keputusan hendaknya tidak dibuat sekarang tanpa adanya gagasan tentang bagaimana ia akan mempengaruhi keputusan yang harus dibuat sekarang. Fungsi perencanaan bisa membantu wirausahawan dalam usahanya mengkoordinasikan keputusan.
3. Perencanaan Menekankan Tujuan Operasional
Tujuan organisasi adalah perencanaan, wirausahawan secara konstan di ingatkan dengan apa yang ingin dicapai organisasi mereka.Jika funsi perencanaan tidak dilaksanakan dengan baik dalam organisasi, mungkin akan menimbulkan kerugian-kerugian. Penekanan pada program perencanaan akan memakan banyak waktu manajemen. Manajemen harus membagi antara waktu yang digunakan untuk perencanaan dengan waktu yang digunakan untuk fungsi manajemen lainnya seperti pengorganisasian, mempengaruhi, dan pengawasan.
Jenis – Jenis Perencanaan
1. Perencanaan strategis
Perencanaan ini adalah perencanaan jangka panjang yang dipusatkan pada organisasi secara menyeluruh. Wirausahawan memandang organisasi sebagai suatu unit total dan memutuskan apa yang hendak dilakukannya dalam jangka panjang untuk mencapai tujuan organisasinya.
2. Perencanaan taktis
Perencanaan ini adalah perencanaan jangka pendek yang menekankan pada operasi berbagai bagian organisasi yang sedang berjalan. Wirausahawan menggunakan sistem rencana ini untuk menguraikan apa yang harus dilakukan oleh berbagai bagian organisasi untuk mencapai keberhasilan dalam kurun waktu satu tahun atau kurang dari satu tahun.
Perencanaan dan Tingkatan Manajemen
Perencanaan (planning) merupakan proses dasar bagi organisasi untuk memilih sasaran dan menetapkan bagaimana cara mencapainya. Oleh karena itu, perusahaan harus menetapkan tujuan dan sasaran yang hendak dicapai sebelum melakukan proses-proses perencanaan.Perencanaan merupakan tahapan paling penting dari suatu fungsi manajemen, terutama dalam menghadapi lingkungan ekternal yang berubah dinamis.
Salah satu maksud dibuat perencanaan adalah melihat program-program yang akan dijalankan untuk meningkatkan kemungkinan tercapainya tujuan-tujuan organisasi di waktu yang akan datang. Perencanaan organisasi harus aktif, dinamis, berkesinambungan dan kreatif, sehingga manajemen tidak hanya bereaksi terhadap lingkungannya, tapi lebih menjadi peserta aktif dalam dunia usaha.
Kegiatan dalam fungsi perencanaan:
1. Menetapkan tujuan dan target pemasaran atau bisnis
2. Merumuskan strategi untuk mencapai tujuan dan target bisnis tersebut
3. Menentukan sumber-sumber daya yang diperlukan
4. Menetapkan standar atau indikaor keberhasilan dan target bisnis
Pentingnya Perencanaan Dalam Manajemen :
1. Tujuan menjadi jelas dan terarah
2. Menolong mengidentifikasikan berbagai hambatan dan peluang
3. Membantu pekerjaan menjadi lebih efisien dan efektif
4. Perencanaan sendiri dapat diartikan aktivitas pengawasan
5. Perencanaan juga membantu untuk mengurangi resiko dan ketidakpastian
Tingkatan Manajemen
Setiap manajer pada tingkat yang berbeda berurusan dengan hal-hal yang berbeda pula. Salah satu cara mengambarkan perbedaan itu adalah dengan mengelompokkan para manajer sebagai berikut:
1. Kelompok Eksekutif
Para eksekutif menangani hubungan perusahaan dengan lingkungan luarnya.Mereka menangani persoalan-persoalan yang berkaitan dengan posisi perusahaan, kebutuhan pelanggan, dan masyarakat.
2. Manajer Menengah
Memusatkan perhatian pada perencanaan dan menjaga pengoperasian sistem dan prosedur di dalam perusahaan.Tugas mereka adalah memastikan bahwa perusahaan beroperasi secara efektif dan efisien.Setiap unit bekerja secara sinkron untuk mencapai tujuan perusahaan.
3. Manajer Supervisi
Para supervisor berurusan dengan pelaksanaan pekerjaan secara langsung dengan mengkoordinasikan pelaksanaan tugas melalui pengarahan dan balikan (feedback) yang efektif dan efisien.
Pendekatan – Pendekatan dalam Perencanaan
1. Bottom up approach, artinya penyusunan dimulai atau diusulkan dari bawah.
2. Top down approach, artinya penyusunan dimuali atau ditetapkan dari atas.
3. Interactive approach, yang berarti rencana disusun bersama-sama.
4. Dual-level approach, yang berarti masing-masing menyusun rencana kemudian diselaraskan.
Rencana
Rencana adalah suatu tindakan tertentu yang diusulkan untuk membantu organisasi mencapai tujuannya. Perencanaan, proses evaluasi semua informasi yang relevan, dan penilaian perkembangan masa depan yang mungkin, menghasilkan suatu pernyataan mengenai arah tindakan yang direkomendasikan suatu rencana. Tanpa memandang berapa pentingnya Intuisi yang berhubungan dengan pengalaman dari seorang wirausahawan tindakan dan strategi manajemen yang diharapkan berhasil di umumnya didasarkan pada Reason.Suatu rencana mempunyai 4 Dimensi besar.yaitu :
1. Perulangan
Dimensi Perulangan menguraikan jangka dimana suatu rencana digunakan dari waktu kewaktu.Beberapa rencana khususnya dirancang untuk satu situasi tertentu yang relative jangka pendek dan pada dasarnya tidak berulang-ulang.
2. Waktu
Dimensi Waktu dari suatu Rencana adalah jangka dari periode yang diliput oleh rencana tersebut.Rencana strategis adalah rencana jangka panjang.sementara rencana taktis adalah rencana jangka panjang, sementara rencana taktis meliputi periode jangka pendek.
3. Jangkauan
Dimensi Jangkauan dimensi menguraikan bagian dari system manajemen total dalam mana rencana tersebut di tunjukan. Sebagian besar system manajemen yang diliputi suatu rencana semakin besar jangkauan tersebut.
4. Tingkatan
Dimensi tingkatan dari suatu rencana menunjukan tingkatan organisasi dimana rencana tersebut ditunjukan.Rencana tingkat atas puncak adalah tingkatan yang direncanakan atas manajemen puncak,sementara tingkatan menengah dan bawah dirancang untuk manajemen menengah dan bawah.
Jenis – Jenis Rencana
1. Rencana Tetap
Kebijaksanaan-kebijaksanaan adalah rencana tetap yang memberi garis pedoman luas bagi penyaluran pemikiran manajemen pada arh tertentu. Sebagai akibat dari ”pemikiran yang tersalurkan, manajemen dituntun ke arah pengambilan tindakan yang konsisten dengan pencapaian tujuan organisasional. Suatu kebijakan pada hakikatnya adalah suatu ekspresi umum dari maksud manajemen pada tindakan apa sebaiknya diambil untuk mencapai tujuan organisasional.
Prosedur adalah rencana tetap yang menguraikan serangkaian tindakan yang berhubungan yang harus diambil untuk menyelesaikan tugas tertentu. Prosedur menguraikan tindakan yang lebih spesifik dibandingkan kebijaksanaan. Organisasi biasanya memiliki perangkat prosedur yang berbeda yang meliputi berbagai tugas yang harus diselesaikan.
Aturan-aturan adalah rencana tetap yang merancang suatu tindakan tertentu yang diperlukan. Pada hakikatnya, sebuah aturan menunjukan apa yang harus dilakukan oleh organisasi dan apa yang tidak boleh dilakukan. Sebuah aturan dengan tepat menguraikan tindakan apa yang diinginkan dan karenanya tidak memberi ruang bagi penfsiran.
2. Rencana Sekali Pakai
Program adalah rencana sekali pakai untuk melaksanakan suatu proyek khusus dalam suatu organisasi. Proyek itu umumnya tidak dimaksudkan untuk mempunyai keberadaan dalam organisasi. Akan tetapi, program itu memiliki keberadaan untuk mencapai tujuan yang jika bisa diselesaikan akan membantu keberhasilan jangka panjang dari perusahaan.
Anggaran adalah rencana sekali pakai yang meliputi jangka waktu tertentu. Anggaran perusahaan adalah anggaran mendetail tentang bagaimana dana akan dibelanjakan pada tenaga kerja, bahan mentah, barang modal, dan lain sebagainya maupun pada bagaimana dana unutk pengeluaran tersebut akan diperoleh. Walaupun anggaran adalah peralatan perencanaan yang anggaran juga merupakan strategi pengawasan organisasional.
Alat – Alat Perencanaan
Alat-alat perencanaan merupakan teknik yang digunakan wirausahawan untuk membantu mengembangkan rencana-rencana. Adapun alat-alat perncanaan tersebut adalah :
1. Peramalan (forecasting)
Adalah teknik prediksi terjadinya lingkungan masa depan yang akan mempengaruhi operasi organisasi. Arti penting dari peramalan terletak pada kemampuannya untuk membantu wirausahawan mengerti dengan lebih baik perbaikan masa depan dari lingkungan organisasional, yang pada gilirannya membantu wirausahawan untuk merumuskan rencana-rencana yang lebih efektif.
2. Metode Analisa Runtun Waktu ( time series analysis method )
Metode analisia runtun waktu memprediksi penjualan dimasa mendatang dengan menganalisa hubungan historis antara waktu dan penjualan
3. Penjadwalan (scheduling)
4. Peta Gannt (Gannt Chart)
Peta Gannt adalah peralatan penjadwalan yang dikembangkan oleh Henry L. Gannt. Peta ini pada dasarnya berbentuk diagram balok (bar graph) dengan waktu pada sumbu horisontal dan sumber daya yang pada sumbu vertikal.
5. Jalur Kritis (CriticalPath)
Jalur kritis adalah rangkaian dari peristiwa dan aktivitas yang memerlukan periode waktu paling lama untuk diselesaikan.Jalur ini dinamakan jalur kritis karna penundaan pada waktu yang diperlukan untuk menyelesaikan rangkaian ini akan menyebabkan penundaan pada proyek.
