Komunikasi Dalam Organisasi

MANAJEMEN KONFLIK

Manajemen Konflik adalah sebuah proses mengelola konflik dengan menyusun sejumlah strategi yang dilakukan oleh pihak-pihak berkonflik sehingga mendapatkan resolusi yang diinginkan. Dalam sudut pandang demokrasi, manajemen konflik akan berbicara perihal bagaimana konflik ditangani secara konstruktif, membawa pihak yang berkonflik ke dalam suatu proses yang kooperatif, serta merancang sistem kooperatif yang praktis untuk mengelola perbedaan secara konstruktif. Melalui manajemen konflik, konflik akan dikelola sehingga dapat membatasi aspek negatif dan meningkatkan aspek positif dari konflik yang terjadi.

Tujuan dari manajemen konflik, baik yang dilakukan secara langsung oleh pihak yang berkonflik maupun melibatkan pihak ketiga, adalah untuk mempengaruhi seluruh struktur situasi konflik yang dalam prosesnya mengandung hal-hal destruktif (seperti penggunaakan kekerasan atau permusuhan) dan membantu pihak-pihak berkonflik untuk menemukan solusi atas konflik yang terjadi. Bercovitch dan Diehl dalam tulisannya yang berjudul Conflict and Conflict Management in Organizations: A Framework for Analysis mengatakan bahwa manajemen konflik dapat dikatakan berhasil secara efektif apabila: 1) dapat meminimalisir gangguan atau kesurakan dari konflik yang terjadi; (2) memberikan solusi yang memuaskan dan dapat diterima oleh pihak yang berkonflik

Blake dan Mouton

Pada tahun 1964, Blake dan Mouton mengembangkan lima model manajemen konflik dalam mengelola konflik interpersonal, yaitu forcing, withdrawing, smoothing, compromising, dan problem solving.

• Forcing: model pengelolaan konflik cara memaksa salah satu pihak untuk mengalah. Model ini sering disebut memaksa (forcing) karena menggunakan legalitas formal dalam menyelesaikan masalah
• Withdrawing: Model pengelolaan konflik dengan cara menghindar dari konflik yang sedang terjadi.
• Smoothing: Model pengelolaan konflik dengan menekankan pada permasamaan kepentingan dan mengurangi perbedaan diantara pihak-pihak yang berkonflik
• Compromising: Model pengelolaan konflik yang menempatkan seseorang pada posisi moderat, memadukan kepentingan sendiri dengan kepentingan orang lain. Model ini dapat juga disebut dengan model kompromi sehingga pendekatan yang digunakan adalah pendekatan saling memberi dan menerima (give and take approach) dari pihak-pihak berkonflik.
• Problem Solving: Model pengelolaan konflik di mana pihak yang berkonflik bersama-sama mengidentifikasi masalah, berkolaborasi untuk mencari, mempertimbangan, serta memilih solusi alternatif dari permasalahan yang ada.

Model yang dikonsepkan oleh Blake dan Mouton ini kemudian dikembangkan oleh Thomas, Kilmann, dan Renwick yang didasarkan pada perhatian perilaku assertive (keinginan untuk memuaskan diri sendiri) dan perilaku cooperative (keinginan memuaskan pihak lain). Kedua hal tersebut membentuk lima model manajemen konsep yaitu competing, collaborating, avoiding, accomodating, dan compromising.

Meta-Model Rahim

Berbeda dengan model yang sebelumnya, Rahim menciptakan model pengelolaan konflik berdasarkan dua dimensi dasar yaitu menyangkut perhatian untuk diri sendiri (concern for self) dan perhatian untuk orang lain (concern for others). Dua dimensi ini melahirkan lima model pendekatan manajemen konflik, yaitu:

• Mengintergasi (Integrating) melibatkan keterbukaan, pertukaran informasi, mencari alternatif, dan memeriksa perbedaan untuk menyelesaikan masalah dengan cara yang dapat diterima oleh kedua belah pihak.
• Menuruti (Obliging) dikaitkan dengan upaya meminimalkan perbedaan dan mendorong kesamaan untuk memuaskan perhatian pihak lain.
• Mendominasi (Domintating) berusaha untuk memenangkan tujuannya dengan gaya ini satu pihak berusaha sekuat tenaga untuk memenangkan tujuannya dan, akibatnya, sering mengabaikan kebutuhan dan harapan pihak lain.
• Menghindari (Avoiding) melibatkan perhatian yang rendah terhadap diri sendiri dan orang lain sehingga cenderung menarik diri terhadap situasi yang ada.
• Kompromi (Compromising) melibatkan pendekatan dengan saling memberi-dan-menerima (give and take) di mana kedua belah pihak saling berkorban untuk membuat keputusan bersama.

A. Pengertian Konflik       

Konflik berasal dari kata kerja Latin configere yang berarti saling memukul. Secara sosiologis, konflik diartikan sebagai suatu proses sosial antara dua orang atau lebih (bisa juga kelompok) dimana salah satu pihak berusaha menyingkirkan pihak lain dengan menghancurkannya atau membuatnya tidak berdaya.
Konflik dilatarbelakangi oleh perbedaan ciri-ciri yang dibawa individu dalam suatu interaksi. Perbedaan-perbedaan tersebut diantaranya adalah menyangkut ciri fisik, kepandaian, pengetahuan, adat istiadat, keyakinan, dan lain sebagainya. Dengan dibawa sertanya ciri-ciri individual dalam interaksi sosial, konflik merupakan situasi yang wajar dalam setiap masyarakat dan tidak satu masyarakat pun yang tidak pernah mengalami konflik antar anggotanya atau dengan kelompok masyarakat lainnya, konflik hanya akan hilang bersamaan dengan hilangnya masyarakat itu sendiri.

  B. Jenis dan Sumber Konflik

Jenis Konflik

Menurut Dahrendorf, konflik dibedakan menjadi 6 macam :

• Konflik antara atau dalam peran sosial (intrapribadi), misalnya antara peranan-peranan dalam keluarga atau profesi (konflik peran (role))
• Konflik antara kelompok-kelompok sosial (antar keluarga, antar gank).
• Konflik kelompok terorganisir dan tidak terorganisir (polisi melawan massa).
• Koonflik antar satuan nasional (kampanye, perang saudara)
• Konflik antar atau tidak antar agama
• Konflik antar politik.

Sumber Konflik

• Perbedaan individu, yang meliputi perbedaan pendirian dan perasaan.

Setiap manusia adalah individu yang unik. Artinya, setiap orang memiliki pendirian dan perasaan yang berbeda-beda satu dengan lainnya. Perbedaan pendirian dan perasaan akan sesuatu hal atau lingkungan yang nyata ini dapat menjadi faktor penyebab konflik sosial, sebab dalam menjalani hubungan sosial, seseorang tidak selalu sejalan dengan kelompoknya. Misalnya, ketika berlangsung pentas musik di lingkungan pemukiman, tentu perasaan setiap warganya akan berbeda-beda. Ada yang merasa terganggu karena berisik, tetapi ada pula yang merasa terhibur.

• Perbedaan latar belakang kebudayaan sehingga membentuk pribadi-pribadi yang berbeda.

Seseorang sedikit banyak akan terpengaruh dengan pola-pola pemikiran dan pendirian kelompoknya. Pemikiran dan pendirian yang berbeda itu pada akhirnya akan menghasilkan perbedaan individu yang dapat memicu konflik.

• Perbedaan kepentingan antara individu atau kelompok.

Manusia memiliki perasaan, pendirian maupun latar belakang kebudayaan yang berbeda. Oleh sebab itu, dalam waktu yang bersamaan, masing-masing orang atau kelompok memiliki kepentingan yang berbeda-beda. Kadang-kadang orang dapat melakukan hal yang sama, tetapi untuk tujuan yang berbeda-beda. Sebagai contoh, misalnya perbedaan kepentingan dalam hal pemanfaatan hutan. Para tokoh masyarakat menanggap hutan sebagai kekayaan budaya yang menjadi bagian dari kebudayaan mereka sehingga harus dijaga dan tidak boleh ditebang. Para petani menbang pohon-pohon karena dianggap sebagai penghalang bagi mereka untuk membuat kebun atau ladang. Bagi para pengusaha kayu, pohon-pohon ditebang dan kemudian kayunya diekspor guna mendapatkan uang dan membuka pekerjaan. Sedangkan bagi pecinta lingkungan, hutan adalah bagian dari lingkungan sehingga harus dilestarikan. Di sini jelas terlihat ada perbedaan kepentingan antara satu kelompok dengan kelompok lainnya sehingga akan mendatangkan konflik sosial di masyarakat. Konflik akibat perbedaan kepentingan ini dapat pula menyangkut bidang politik, ekonomi, sosial, dan budaya. Begitu pula dapat terjadi antar kelompok atau antara kelompok dengan individu, misalnya konflik antara kelompok buruh dengan pengusaha yang terjadi karena perbedaan kepentingan di antara keduanya. Para buruh menginginkan upah yang memadai, sedangkan pengusaha menginginkan pendapatan yang besar untuk dinikmati sendiri dan memperbesar bidang serta volume usaha mereka.

• Perubahan-perubahan nilai yang cepat dan mendadak dalam masyarakat.

Perubahan adalah sesuatu yang lazim dan wajar terjadi, tetapi jika perubahan itu berlangsung cepat atau bahkan mendadak, perubahan tersebut dapat memicu terjadinya konflik sosial. Misalnya, pada masyarakat pedesaan yang mengalami proses industrialisasi yang mendadak akan memunculkan konflik sosial sebab nilai-nilai lama pada masyarakat tradisional yang biasanya bercorak pertanian secara cepat berubah menjadi nilai-nilai masyarakat industri. Nilai-nilai yang berubah itu seperti nilai kegotongroyongan berganti menjadi nilai kontrak kerja dengan upah yang disesuaikan menurut jenis pekerjaannya. Hubungan kekerabatan bergeser menjadi hubungan struktural yang disusun dalam organisasi formal perusahaan. Nilai-nilai kebersamaan berubah menjadi individualis dan nilai-nilai tentang pemanfaatan waktu yang cenderung tidak ketat berubah menjadi pembagian waktu yang tegas seperti jadwal kerja dan istirahat dalam dunia industri. Perubahan-perubahan ini, jika terjadi seara cepat atau mendadak, akan membuat kegoncangan proses-proses sosial di masyarakat, bahkan akan terjadi upaya penolakan terhadap semua bentuk perubahan karena dianggap mengacaukan tatanan kehiodupan masyarakat yang telah ada.

C. Strategi Penyelesaian Konflik

Penyelesaian  konflik oleh pemimpin dikategorikan dalam dua dimensi ialah kerjasama/tidak kerjasama dan tegas/tidak tegas. Dengan menggunakan kedua macam dimensi tersebut ada 5 macam pendekatan penyelesaian konflik ialah sebagai berikut :

1. Kompetisi

Penyelesaian konflik yang menggambarkan satu pihak mengalahkan atau mengorbankan yang lain. Penyelesaian bentuk kompetisi dikenal dengan istilah win-lose orientation.

 2. Akomodasi

Penyelesaian konflik yang menggambarkan kompetisi bayangan cermin yang memberikan keseluruhannya penyelesaian pada pihak lain tanpa ada usaha memperjuangkan tujuannya sendiri. Proses tersebut adalah taktik perdamaian.

 3. Sharing

Suatu pendekatan penyelesaian kompromistis antara dominasi kelompok dan kelompok damai. Satu pihak memberi dan yang lkain menerima sesuatu. Kedua kelompok berpikiran moderat, tidak lengkap, tetapi memuaskan.

 4. Kolaborasi

Bentuk usaha penyelesaian konflik yang memuaskan kedua belah pihak. Usaha ini adalah pendekatan pemecahan problem (problem-solving approach) yang memerlukan integrasi dari kedua pihak.

 5. Penghindaran

Menyangkut ketidakpedulian dari kedua kelompok. Keadaaan ini menggambarkan penarikan kepentingan atau mengacuhkan kepentingan kelompok lain.

Metode Penyelesaian Konflik

Ada tiga metode penyelesaian konflik yang sering digunakan, yaitu dominasi atau penekanan, kompromi, dan pemecahan masalah integratif.

Dominasi atau penekanan. Dominasi atau penekanan dapat dilakukan dengan beberapa cara, yaitu:
1. Kekerasan (forcing) yang bersifat penekanan otokratik.
2. Penenangan (smoothing), merupakan cara yang lebih diplomatis.
3. Penghindaran (avoidance) dimana manajer menghindar untuk mengambil posisi yang tegas.
4. Aturan mayoritas (majority rule), mencoba untuk menyelesaikan konflik antar kelompok dengan melakukan pemungutan suara (voting) melalui prosedur yang adil.

Kompromi, manajer mencoba menyelesaikan konflik melalui pencarian jalan tengah yang dapat diterima oleh pihak yang bertikai.

Menurut Wijono (1993 : 42-125) strategi mengatasi konflik, yaitu:

1. Strategi Mengatasi Konflik Dalam Diri Individu (Intraindividual Conflict)
Menurut Wijono (1993 : 42-66), untuk mengatasi konflik dalam diri individu diperlukan paling tidak tujuh strategi yaitu:
1) Menciptakan kontak dan membina hubungan
2) Menumbuhkan rasa percaya dan penerimaan
3) Menumbuhkan kemampuan /kekuatan diri sendiri
4) Menentukan tujuan
5) Mencari beberapa alternative
6) Memilih alternative
7) Merencanakan pelaksanaan jalan keluar

2. Strategi Mengatasi Konflik Antar Pribadi (Interpersonal Conflict)
Menurut Wijono (1993 : 66-112), untuk mengatasi konflik dalam diri individu diperlukan paling tidak tiga strategi yaitu:

1) Strategi Kalah-Kalah (Lose-Lose Strategy)
Beorientasi pada dua individu atau kelompok yang sama-sama kalah. Biasanya individu atau kelompok yang bertikai mengambil jalan tengah (berkompromi) atau membayar sekelompok orang yang terlibat dalam konflik atau menggunakan jasa orang atau kelompok ketiga sebagai penengah.

Dalam strategi kalah-kalah, konflik bisa diselesaikan dengan cara melibatkan pihak ketiga bila perundingan mengalami jalan buntu. Maka pihak ketiga diundang untuk campur tangan oleh pihak-pihak yang berselisih atau barangkali bertindak atas kemauannya sendiri. Ada dua tipe utama dalam campur tangan pihak ketiga yaitu:

a. Arbitrasi (Arbitration)
Arbitrasi merupakan prosedur di mana pihak ketiga mendengarkan kedua belah pihak yang berselisih, pihak ketiga bertindak sebagai hakim dan penengah dalam menentukan penyelesaian konflik melalui suatu perjanjian yang mengikat.

b. Mediasi (Mediation)
Mediasi dipergunakan oleh Mediator untuk menyelesaikan konflik tidak seperti yang diselesaikan oleh abriator, karena seorang mediator tidak mempunyai wewenang secara langsung terhadap pihak-pihak yang bertikai dan rekomendasi yang diberikan tidak mengikat.

2) Strategi Menang-Kalah (Win-Lose Strategy)
Dalam strategi saya menang anda kalah (win lose strategy), menekankan adanya salah satu pihak yang sedang konflik mengalami kekalahan tetapi yang lain memperoleh kemenangan.

Beberapa cara yang digunakan untuk menyelesaikan konflik dengan win-lose strategy (Wijono, 1993 : 44), dapat melalui:
a. Penarikan diri, yaitu proses penyelesaian konflik antara dua atau lebih pihak yang kurang puas sebagai akibat dari ketergantungan tugas (task independence).
b. Taktik-taktik penghalusan dan damai, yaitu dengan melakukan tindakan perdamaian dengan pihak lawan untuk menghindari terjadinya konfrontasi terhadap perbedaan dan kekaburan dalam batas-batas bidang kerja (jurisdictioanal ambiquity).
c. Bujukan, yaitu dengan membujuk pihak lain untuk mengubah posisinya untuk mempertimbangkan informasi-informasi faktual yang relevan dengan konflik, karena adanya rintangan komunikasi (communication barriers).
d. Taktik paksaan dan penekanan, yaitu menggunakan kekuasaan formal dengan menunjukkan kekuatan (power) melalui sikap otoriter karena dipengaruhi oleh sifat-sifat individu (individual traits).
e. Taktik-taktik yang berorientasi pada tawar-menawar dan pertukaran persetujuan sehingga tercapai suatu kompromi yang dapat diterima oleh dua belah pihak, untuk menyelesaikan konflik yang berkaitan dengan persaingan terhadap sumber-sumber (competition for resources) secara optimal bagi pihak-pihak yang berkepentingan.

3) Strategi Menang-Menang (Win-Win Strategy)
Penyelesaian yang dipandang manusiawi, karena menggunakan segala pengetahuan, sikap dan keterampilan menciptakan relasi komunikasi dan interaksi yang dapat membuat pihak-pihak yang terlibat saling merasa aman dari ancaman, merasa dihargai, menciptakan suasana kondusif dan memperoleh kesempatan untuk mengembangkan potensi masing-masing dalam upaya penyelesaian konflik. Jadi strategi ini menolong memecahkan masalah pihak-pihak yang terlibat dalam konflik, bukan hanya sekedar memojokkan orang.

Strategi menang-menang jarang dipergunakan dalam organisasi dan industri, tetapi ada 2 cara didalam strategi ini yang dapat dipergunakan sebagai alternatif pemecahan konflik interpersonal yaitu:
a. Pemecahan masalah terpadu (Integrative Problema Solving) Usaha untuk menyelesaikan secara mufakat atau memadukan kebutuhan-kebutuhan kedua belah pihak.
b. Konsultasi proses antar pihak (Inter-Party Process Consultation) Dalam penyelesaian melalui konsultasi proses, biasanya ditangani oleh konsultan proses, dimana keduanya tidak mempunyai kewenangan untuk menyelesaikan konflik dengan kekuasaan atau menghakimi salah satu atau kedua belah pihak yang terlibat konflik.

D. Motivasi

Motivasi adalah proses yang menjelaskan intensitas, arah, dan ketekunan seorang individu untuk mencapai tujuannya.Tiga elemen utama dalam definisi ini adalah intensitas, arah, dan ketekunan.
Berdasarkan teori hierarki kebutuhan Abraham Maslow, teori X dan Y Douglas McGregor maupun teori motivasi kontemporer, arti motivasi adalah alasan yang mendasari sebuah perbuatan yang dilakukan oleh seorang individu. Seseorang dikatakan memiliki motivasi tinggi dapat diartikan orang tersebut memiliki alasan yang sangat kuat untuk mencapai apa yang diinginkannya dengan mengerjakan pekerjaannya yang sekarang. Berbeda dengan motivasi dalam pengertian yang berkembang di masyarakat yang seringkali disamakan dengan semangat, seperti contoh dalam percakapan “saya ingin anak saya memiliki motivasi yang tinggi”. Statemen ini bisa diartikan orang tua tersebut menginginkan anaknya memiliki semangat belajar yang tinggi. Maka, perlu dipahami bahwa ada perbedaan penggunaan istilah motivasi di masyarakat. Ada yang mengartikan motivasi sebagai sebuah alasan, dan ada juga yang mengartikan motivasi sama dengan semangat.

E. Teori Motivasi

Banyak teori motivasi yang dikemukakan oleh para ahli yang dimaksudkan untuk memberikan uraian yang menuju pada apa sebenarnya manusia dan manusia akan dapat menjadi seperti apa. Landy dan Becker membuat pengelompokan pendekatan teori motivasi ini menjadi 5 kategori yaitu teori kebutuhan,teori penguatan,teori keadilan,teori harapan,teori penetapan sasaran.

A. TEORI MOTIVASI ABRAHAM MASLOW (1943-1970)

Abraham Maslow (1943;1970) mengemukakan bahwa pada dasarnya semua manusia memiliki kebutuhan pokok. Ia menunjukkannya dalam 5 tingkatan yang berbentuk piramid, orang memulai dorongan dari tingkatan terbawah. Lima tingkat kebutuhan itu dikenal dengan sebutan Hirarki Kebutuhan Maslow, dimulai dari kebutuhan biologis dasar sampai motif psikologis yang lebih kompleks; yang hanya akan penting setelah kebutuhan dasar terpenuhi. Kebutuhan pada suatu peringkat paling tidak harus terpenuhi sebagian sebelum kebutuhan pada peringkat berikutnya menjadi penentu tindakan yang penting.

• Kebutuhan fisiologis (rasa lapar, rasa haus, dan sebagainya)

• Kebutuhan rasa aman (merasa aman dan terlindung, jauh dari bahaya)

• Kebutuhan akan rasa cinta dan rasa memiliki (berafiliasi dengan orang lain, diterima, memiliki)

• Kebutuhan akan penghargaan (berprestasi, berkompetensi, dan mendapatkan dukungan serta pengakuan)

• Kebutuhan aktualisasi diri (kebutuhan kognitif: mengetahui, memahami, dan menjelajahi; kebutuhan estetik: keserasian, keteraturan, dan keindahan; kebutuhan aktualisasi diri: mendapatkan kepuasan diri dan menyadari potensinya)
   Bila makanan dan rasa aman sulit diperoleh, pemenuhan kebutuhan tersebut akan mendominasi tindakan seseorang dan motif-motif yang lebih tinggi akan menjadi kurang signifikan. Orang hanya akan mempunyai waktu dan energi untuk menekuni minat estetika dan intelektual, jika kebutuhan dasarnya sudah dapat dipenuhi dengan mudah. Karya seni dan karya ilmiah tidak akan tumbuh subur dalam masyarakat yang anggotanya masih harus bersusah payah mencari makan, perlindungan, dan rasa aman.

B. TEORI MOTIVASI HERZBERG (1966)

Menurut Herzberg (1966), ada dua jenis faktor yang mendorong seseorang untuk berusaha mencapai kepuasan dan menjauhkan diri dari ketidakpuasan. Dua faktor itu disebutnya faktorhigiene (faktor ekstrinsik) dan faktor motivator (faktor intrinsik). Faktor higiene memotivasi seseorang untuk keluar dari ketidakpuasan, termasuk didalamnya adalah hubungan antar manusia, imbalan, kondisi lingkungan, dan sebagainya (faktor ekstrinsik), sedangkan faktor motivator memotivasi seseorang untuk berusaha mencapai kepuasan, yang termasuk didalamnya adalah achievement, pengakuan, kemajuan tingkat kehidupan, dsb (faktor intrinsik).

C. TEORI MOTIVASI DOUGLAS McGREGOR

Mengemukakan dua pandangan manusia yaitu teori X (negative) dan teori y (positif), Menurut teori x empat pengandaian yag dipegang manajer

a.       karyawan secara inheren tertanam dalam dirinya tidak menyukai kerja

b.      karyawan tidak menyukai kerja mereka harus diawasi atau diancam dengan hukuman untuk mencapai tujuan.

c.       Karyawan akan menghindari tanggung jawab.

d.     Kebanyakan karyawan menaruh keamanan diatas semua factor yang dikaitkan dengan kerja.

Kontras dengan pandangan negative ini mengenai kodrat manusia ada empat teori Y :

1. karyawan dapat memandang kerjasama dengan sewajarnya seperti istirahat dan bermain.
2. Orang akan menjalankan pengarahan diri dan pengawasan diri jika mereka komit pada sasaran.
3. Rata rata orang akan menerima tanggung jawab.
4. Kemampuan untuk mengambil keputusan inovatif.

D. TEORI MOTIVASI VROOM (1964)

Teori dari Vroom (1964) tentang cognitive theory of motivation menjelaskan mengapa seseorang tidak akan melakukan sesuatu yang ia yakini ia tidak dapat melakukannya, sekalipun hasil dari pekerjaan itu sangat dapat ia inginkan. Menurut Vroom, tinggi rendahnya motivasi seseorang ditentukan oleh tiga komponen, yaitu:
• Ekspektasi (harapan) keberhasilan pada suatu tugas

• Instrumentalis, yaitu penilaian tentang apa yang akan terjadi jika berhasil dalam melakukan suatu tugas (keberhasilan tugas untuk mendapatkan outcome tertentu).
• Valensi, yaitu respon terhadap outcome seperti perasaan posistif, netral, atau negatif.Motivasi tinggi jika usaha menghasilkan sesuatu yang melebihi harapanMotivasi rendah jika usahanya menghasilkan kurang dari yang diharapkan

E. Achievement TheoryTeori achievement Mc Clelland (1961),

 yang dikemukakan oleh Mc Clelland (1961), menyatakan bahwa ada tiga hal penting yang menjadi kebutuhan manusia, yaitu:

• Need for achievement (kebutuhan akan prestasi)

• Need for afiliation (kebutuhan akan hubungan sosial/hampir sama dengan soscialneed-nya Maslow)

• Need for Power (dorongan untuk mengatur)

F. Clayton Alderfer ERG

 Clayton Alderfer mengetengahkan teori motivasi ERG yang didasarkan pada kebutuhan manusia akan keberadaan (exsistence), hubungan (relatedness), dan pertumbuhan (growth). Teori ini sedikit berbeda dengan teori maslow. Disini Alfeder mngemukakan bahwa jika kebutuhan yang lebih tinggi tidak atau belum dapat dipenuhi maka manusia akan kembali pada gerakk yang fleksibel dari pemenuhan kebutuhan dari waktu kewaktu dan dari situasi ke situasi. 

2.Proses Organisasi

Proses dalam kamus bahasa Indonesia berarti rangkaian suatu tindakan. Sedangkan proses dalam buku organisasi karamgan Gibso Invancevich Donnelly adalah berkenaan dengan aktifitas yang memberi kehidupan pada skema organisasi tersebut. Proses organisasi merupakan jiwa bagi struktur organisasi. Jika proses tersebut tidak berjalan dan berfungsi dengan baik, maka masalah tidak pernah yang tidak perah diharapkan akan timbul dalam sebuah organisasi.

1.      Proses Mempengaruhi

Dalam perusahaan tentu adanya proses peran dari masing – masing pegawai dalam suatu perusahaan. Proses peranpun itu meliputi cara kerjanya perusahaan untuk mencari harapan yang terbaik. Dimana perusahaan bisa untuk berkembang dengan baik tanpa adanya hal untuk saling mempengaruhi. Peran itupun akan saling menunjang kemajuan perusahaan. Karena dengan adanya peran untuk saling mempengaruhi maka perusahaan akan saling terdapat komunikasi yang baik didalam menjalin etika yang formal.

Dari sini akan tampak bahwa setiap perusahaan akan bisa mempengaruhi setiap pegawainya untuk melakukan hal yang terbaik .Berikut akan dijelaskan bagaimana peran proses mempengaruhi dalam suatu perusahaan. Proses mempengaruhi adalah suatu kegiatan atau keteladanan yang baik secara langsung atau tidak langsung mengakibatkan suatu perubahan perilaku dan sikap orang lain atau kelompok, sedangkan elemen – elemen nya adalah :

1.      orang yang mempengaruhi (0)‏

2.      metode mempengaruhi (→)‏

3.      orang yang dipengaruhi (p)‏
Jadi proses mempengaruhi : 0 → p

II.   Proses Mempengaruhi

Merupakan proses untuk memmpengaruhi yaitu suatu bentuk kegiatan atau keteladanan yang baik secara langsung atau tidak langsung mengakibatkan suatu perubahan perilaku dan sikap orang lain atau kelompok. Proses ini biasanya diterapkan untuk mengerti suatu bentuk kebiasaan atau perilaku dari anggota organisasi sehingga dapat melihat dan memehami karakterisitik dari sebuah organisasi itu sendiri.

1.      Kekuatan fisik, metode ini dilakukan menggunakan fisik, seperti menggunakan tangan dalam mempengaruhi individu maupun kelompok (berhubungan dengan kekerasan).

2.      Penggunaan sanksi, metode ini dilakukan dengan memberikan sanksi kepada individu maupun kelompok, sanksi yang diberikan berupa sanksi positif maupun negatif.

3.      Keahlian, metode ini dilakukan dengan keahlian, seseorang yang mempengaruhi mempunyai keahlian dalam mempengaruhi individu maupun kelompok.

4.      Kharisma (daya tarik), pada metode ini seseorang yang dipengaruhi akan tertarik kepada orang yang mempengaruhi, karena orang tersebut memiliki kharisma tanpa harus menggunakan kekuatan fisik, sanksi maupun keahlian.

Daerah pengaruh mencakup hubungan-hubungan :

1.      Antara perseorangan

2.      Kelompok dengan seseorang

3.      Seseorang dengan kelompok

Hubungan antara Kekuasaan dan Pengaruh

1. Analisis French-Raven

Pendekatan ini mendefinisikan kekuasaan berdasarkan pada pengaruh,dan pengaruh berdasarkan pada perubahan psikholog. Pengaruh adalah pengendalian yang dilakukan oleh seseorang dalam organisasi terhadap orang lain, sedang kekuasaan merupakan pengaruh laten. French dan roven mengidentifikasikan lima sumber atau basis kekuasaan yaitu:

a)    Kekuasaan balas jasa (reward power)

b)   Kekuasaan paksaan (coercive power)

c)    Kekuasaan sah (legimate power)

d)   Kekuasaan ahli (expert power)

e)    Kekuasaan panutan (referent power)

2. Analisis Etzioni

Kalau French dan Roven memberlakukan kekuasaan dan pengaruh sebagai elemen-elemen laten dan aktif proses yang sama, sedang Etzioni lebih mencurahkan perhatian pada apa yang dilakukan oleh seseorang untuk orang lain baik suka maupun tidak.

3. Analisis Nisbel

Memandang kekuasaan sebagai antitesa wewenang, dan kekusaan dilain pihak merupakan paksaan atau usaha untuk mendominasi orang lain agar berperilaku dengan cara-cara tertentu tanpa mempengaruhi system referensi.

III.             Proses Pengambilan Keputusan

Pengambilan keputusan yang akan diwujudkan menjadi kegiatan kelompok merupakan hak dan kewajiban pucuk pimpinan berupa wewenang dan wewenang itu dapat dilimpahkan.

Proses pengambilan keputusan itu berlangsung dengan Konsep sebagai berikut

1.      Identifikasi dan diagnosis masalah

2.      Pengumpulan dan analisis data yang relevan

3.      Pengembangan & evaluasi alternantif

4.      Pemilihan alternatif terbaik

5.      Implementasi keputusan & evaluasi terhadap hasil -hasil

Sementara itu tahapan-tahapan dalam proses pengambilan keputusan dapat dikemukakan sebagai berikut :

A. Model-model Pengambilan Keputusan

§  Relationalitas Keputusan

§  Model-model perilaku pengambilan keputusan

Dua Buah Model Fisher dalam Proses Pengambilan Keputusan

Menurut pendapat ini, model dalam pengambilan keputusan dapat dibedakan menjadi dua, yaitu :

1. Model Preskiptif

Model yang menerangkan bagaimana kelompok seharusnya mengambil keputusan dengan cara memberikan pedoman dasar, agenda, jadwal dan urut-urutan yang membantu kelompok mencapai consensus. Model ini disebtu jugasebagai model normatif.

Penerapan model preskiptif atau model normatif meliputi lima langkah, yaitu :

• Orientasi, yaitu menentukan bagaimana situasi yang dihadapi.
• Evaluasi, yaitu menentukan sikap yang perlu diambil.
• Pengawasan, yaitu menentukan apa yang harus dilakukan untuk menghadapi situasi tersebut.
• Pengambilan keputusan, yaitu menentukan pilihan atas berbagai alternatif yang telah dievaluasi.
• Pengendalian, yaitu melakukan pengawasan terhadap pelaksannan hasil keputusan.

1. Model Deskriptif

Model yang menerangkan bagaimana kelompok mengambil keputusan. Model ini juga menerangkan (menggambarkan) segala sesuatu sebagaimana apa adanya. Model ini juga memberikan kepada manajer informasi yang mereka butuhkan untuk membuat keputusan-keputusan, dan tidak menawarkan penyelesaian masalah.

B. Teknik Pengambilan Keputusan

§  Teknik -teknik Kreatif: Brainstorming & Synectics

§  Teknik -teknik Partisipatif

§  Teknik -teknik pengambilan keputusan Modern : Teknik Delphi, Teknik Kelompok Nominal

3. Komunikasi Dalam Organisasi

       I.            Pengertian Komunikasi

Komunikasi adalah Suatu proses penyampaian pesan atau informasi dari suatu pihak ke pihak yang lain dengan tujuan tercapai persepsi atau pengertian yang sama.

Komunikasi dalam organisasi sangat penting karena dengan adanya komunikasi maka seseorang bisa berhubungan dengan orang lain dan saling bertukar pikiran yang bisa menambah wawasan seseorang dalam bekerja atau menjalani kehidupan sehari-hari. Maka untuk membina hubungan kerja antar pegawai maupun antar atasan bawahan perlulah membicarakan komunikasi secara lebih terperinci.

Dalam menyalurkan solusi dan ide melalui komunikasi harus ada si pengirim berita (sender) maupun si penerima berita (receiver). Solusi-solusi yang diberikan pun tidak diambil seenaknya saja, tetapi ada penyaringan dan seleksi, manakah solusi yang terbaik yang akan diambil, dan yang akan dilaksanakan oleh organisasi tersebut agar mencapai tujuan, serta visi, misi suatu organisasi.

    II.            Unsur-unsur komunikasi dalam organisasi

Ada 5 unsur yang terkandung dalam komunikasi:

· Komunikator  (communicator) yaitu memberi berita,dalam hal ini adalah orang yang berbicara, pengirim berita atau orang yang memberitakan.

· Menyampaikan  Informasi atau berita, dalam hal ini dapat dilakukan dengan cara mengatakan,mengirim ataupun menyiarkan.

· Berita-berita ( Message ) yang disampaikan dapat dalam bentuk perintah,laporan atau saran.

· Komunikan (communicate) yaitu orang yang dituju, pihak penjawab atau para pengunjung yang menerima informasi atau berita.

· Reaksi atau tanggapan (respon) yaitu dalam bentuk tanggapan atau reaksi.

Kelima unsur komunikasi tersebut merupakan kesatuan yang utuh dan bulat, dalam arti apabila salah satu unsur tidak ada maka komunikasi tidak akan terjadi.

Dengan demikian masing-masing unsur saling berhubungan dan saling ketergantungan. Dan keberhasilan suatu organisasi ditentukan oleh semua unsur tersebut.

 III.            Penyaluran Ide dalam Komunikasi

Pada umumnya komunikasi dilakukan secara lisan atau verbal yang dapat dimengerti oleh kedua belah pihak. Apabila tidak ada bahasa verbal yang dapat dimengerti oleh keduanya, komunikasi masih dapat dilakukan dengan gerak gerik badan seperti tersenyum,menggelengkan kepala, dan mengangkat bahu.

Dalam menyalurkan ide atau solusi harus ada si pengirim (sender) dan si penerima (receiver). Ide-ide yang diambil pun tidak sembarangan, tetapi ada penyaringan dan seleksi untuk diambil ide manakah yang terbaik untuk di ambil dan dilaksanakan untuk oleh organisasi tersebut agar mencapai tujuan bersama,serta visi dan misi suatu organisasi.

Adapun tahapan-tahapan cara menyalurkan ide melalui komunikasi:

• Ide (gagasan), Perumusan

Dalam perumusan, disini ide si sender disampaikan dalam kata-kata.

• Penyaluran (Transmitting)

Penyaluran ini adalah bisa lisan, tertulis, mempergunakan symbol, atau isyarat dsb.

• Tindakan

Dalam tindakan ini sebagai contoh misalnya perintah-perintah dalam organisasi dilaksanakan.

• Pengertian

Dalam pengertian ini disini kata-kata si sender yang ada dalam perumusan tadi menjadi ide si receiver.

• Penerimaan

Penerimaan ini diterima oleh si penerima berita (penangkap berita).

 IV.            Hambatan – Hambatan Komunikasi

Berikut ini adalah hambatan – hambatan dalam Komunikasi :

1.        Hambatan dari Proses Komunikasi :

Hambatan dari pengirim pesan, misalnya pesan yang akan disampaikan belum jelas bagi dirinya atau pengirim pesan, hal ini dipengaruhi oleh perasaan atau situasi emosional.

· Hambatan dalam penyandian/simbol. Hal ini dapat terjadi karena bahasa yang dipergunakan tidak jelas sehingga mempunyai arti lebih dari satu, simbol yang dipergunakan antara si pengirim dan penerima tidak sama atau bahasa yang dipergunakan terlalu sulit.

· Hambatan media, adalah hambatan yang terjadi dalam penggunaan media komunikasi, misalnya gangguan suara radio dan aliran listrik sehingga tidak dapat mendengarkan pesan.

· Hambatan dalam bahasa sandi. Hambatan terjadi dalam menafsirkan sandi oleh si penerima

· Hambatan dari penerima pesan, misalnya kurangnya perhatian pada saat menerima /mendengarkan pesan, sikap prasangka tanggapan yang keliru dan tidak mencari informasi lebih lanjut.

· Hambatan dalam memberikan balikan. Balikan yang diberikan tidak menggambarkan apa adanya akan tetapi memberikan interpretatif, tidak tepat waktu atau tidak jelas dan sebagainya.

2.    Hambatan Fisik

Hambatan fisik dapat mengganggu komunikasi yang efektif, cuaca gangguan alat komunikasi, dan lain – lain, misalnya: gangguan kesehatan, gangguan alat komunikasi dan sebagainya.

3.    Hambatan Semantik.

Gangguan semantik menjadi hambatan dalam proses penyampaian pengertian atau ide secara efektif. Definisi semantik sebagai studi atas pengertian, yang diungkapkan lewat bahasa.

Kata-kata membantu proses pertukaran timbal balik arti dan pengertian (komunikan dan komunikator), tapi seringkali proses penafsirannya keliru. Tidak adanya hubungan antara simbol dan dengan apa yang di simbolkannya dapat mengakibatkan data yang dipakai ditafsirkan sangat berbeda dari apa yang dimaksudkan sebenarnya.

Untuk menghindari misi komunikasi yang seperti ini, seorang komunikator harus memilih kata-kata yang tepat sesuai dengan karakteristik komunikannya, dan melihai kemungkinan penafsirannya  terhadap kata-kata yang dipakai.

4.    Hambatan Psikologis

Hambatan psikologis dan sosial kadang-kadang mengganggu komunikasi, misalnya; perbedaan nilai – nilai serta harapan yang berbeda antara pengirim dan penerima pesan.

    V.            Klasifikasi komunikasi dalam organisasi

Dalam komunikasi organisasi terdapat beberapa macam klasifikasi komunikasi dan diantaranya adalan sebagai berikut:

1)      Dari segi sifatnya:

a)      Komunikasi lisan : komunikasi yang langsung berbicara.

b)      Komunikasi tertulis : komunikasi yang melalui tulisan.

c)      Komunikasi verbal : komunikasi yang dibicarakan / diungkapkan.

d)     Komunikasi nonverbal : komunikasi yang tersirat.

2)      Dari segi arahnya:

a)      Komunikasi ke atas : komunikasi dari bawahan ke atasan.

b)      Komunikasi ke bawah : komunikasi dari atasan ke bawahan.

c)      Komunikasi horizontal : komunikasi ke sesama manusia yang derajatnya / tingkatnya sama.

d)     Komunikasi satu arah : Komunikasi tanpa ada timbal balik.

e)      Komunikasi dua arah : komunikasi dengan adanya timbal bakik / saling berkomunikasi.

3)      Dari segi lawannya:

a)      Komunikasi satu lawan satu : berbicara dengan lawan bicara yang sama.

b)      Komunikasi satu lawan banyak(kelompok) : berbicara antara satu orang dengan satu kelompok.

c)      Komunikasi  lawan kelompok : berbicara antara satu kelompok dengan kelompok yang lain.

4)      Dari segi keresmiannya:

a)       formal : komunikasi yang langsung resmi.

Komunikasi informal : komunikasi yang tidak resmi.

Pengertian Komunikasi

Istilah manajemen komunikasi adalah relatif baru. Komunikasi itu sendiri bukan merupakan bagian penting dari perbendaharaan ka_ ta manajemen sampai akhir tahun 1940-an dan permulaan 1950-an. Tetapi, sejalan dengan organisasi menjadi semakin.”sadar manusia” dalam pendekatan hubungan manusiawi dan sejalan de­ngan para ahli perilaku mulai menerapkan penelitian-penelitian me­reka pada organisasi, komunikasi menjadi bagian penting yang diper­hatikan manajemen. Bagaimanapun juga, komunikasi tetap merupa­kan peralatan (tool) manajemen yang dirancang untuk mencapai tu­juan dan tidak dinilai atas dasar hasil akhir dalam komunikasi itu sen­diri.

Komunikasi adalah proses pemindahan pengertian dalam ben­tuk gagasan atau informasi dari seseorang ke orang lain. Perpindahan pengertian tersebut melibatkan lebih dari sekedar kata-kata yang di­gunakan dalam percakapan, tetapi juga ekspresi wajah, intonasi, ti­tik putus vokal dan sebagainya. Dan perpindahan yang efektif me­merlukan tidak hanya transmisi data, tetapi bahwa seseorang mengi­rimkan berita dan menerimanya sangat tergantung pada ketrampilan­ketrampilan tertentu (membaca, menulis, mendengar, berbicara dan lain-lain) untuk membuat sukses pertukaran informasi.

Komunikasi, sebagai suatu proses dengan mana orang-orang ber­maksud memberikan pengertian-pengertian melalui pengiringan be­rita secara simbolis, dapat menghubungkan para anggota berbag~ sa­tuan organisasi yang berbeda dan bidang yang berbeda pula, sehingga sering disebut rantai pertukaran informasi. Konsep ini mempunyai unsur-unsur :

1. Suatu kegiatan untuk membuat seseorang mengerti, 
2. Suatu sarana pengaliran informasi dan 
3. Suatu sistem bagi ter­jalinnya komunikasi di antara individu-individu.

Pandangan tradisional  tentang komunikasi telah banyak diubah oleh perkembangan
teknologi, yaitu bahwa komunikasi tidak hanya terjadi antara dua atau lebih individu, tetapi mencakup juga komunikasi antara orang­-orang dan mesin-mesin, dan bahkan antara mesin dengan mesin lain­.

Stoner, Freeman, dan Gilbert (1995) mendefinisikan komunikasi sebagai the process by which people attempt to share meaning via the transmission of symbolic messages. Komunikasi adalah proses di mana seseorang berusaha untuk memberikan pengertian atau pesan kepada orang lain melalui pesan simbolis. Komunikasi bisa dilakukan secara langsung maupun tidak langsung, dengan menggunakan berbagai media komunikasi yang tersedia. Komunikasi langsung berarti komunikasi disampaikan tanpa penggunaan mediator atau perantara, sedangkan komunikasi tidak langsung berarti sebaliknya.

Berdasarkan pengertian di atas, maka komunikasi memiliki beberapa elemen penting, yaitu:

• Komunikasi melibatkan orang-orang, sehingga komunikasi yang efektif terkait dengan bagaimana orang-orang dapat berinteraksi satu sama lain secara lebih efektif.
• Komunikasi berarti terjadinya berbagi informasi atau pemberian informasi mau­pun pengertian (sharing meaning), sehingga agar pemberian informasi maupun pengertian ini dapat terjadi, maka pihak-pihak yang berkomunikasi perlu me­nyadari dan mengerti berbagai istilah atau pengertian yang mereka gunakan dalam melakukan komunikasi. Jika tidak, maka kemungkinan terjadinya salah persepsi dalam komunikasi sangat tinggi.
• Komunikasi melibatkan simbol-simbol, yang berarti komunikasi dapat berupa bahasa tubuh, suara, huruf, angka, dan lain-lain sebagai bentuk simbolis dari komunikasi yang dilakukan.

Proses Terjadinya Komunikasi

Bagaimana sesungguhnya komunikasi terjadi? Gambar berikut ini menjelaskan mengenai proses komunikasi.

Suatu sistem komunikasi organisasi mencerminkan berbagai macam individu dengan latar belakang, pendidikan, kepercayaan, ke­budayaan, keadaan jiwa, dan kebutuhan yang berbeda-beda. Tetapi bila individu-individu dalam organisasi berkomunikasi, apa yang di­perbuat ? Berikut ini akan dibahas model komunikasi dasar agar da­pat dipahami mengapa komunikasi sering gagal dan kegiatan-kegiatan yang perlu diambil manajer untuk meningkatkan efektifitas komu­nikasi.

Model Komunikasi Antar Pribadi

Model proses komunikasi yang paling sederhana adalah sebagai berikut :

Pengirim →→ Berita →→ Penerima

Model ini menunjukkan 3 (tiga) unsur esensi komunikasi. Bila salah satu unsur hilang, komunikasi tidak dapat berlangsung. Sebagai con­toh, seseorang dapat mengirimkan berita, tetapi bila tidak ada yang menerima atau mendengar, komunikasi tidak terjadi.

Meskipun modelnya sederhana, proses komunikasi adalah kom­pleks. Sebagai satu gambaran kompleksnya proses komunikasi adalah “telephone”, di mana pengirim menyampaikan suatu berita, tetapi penerima mungkin mendengar atau menerima berita bukan yang di­maksudkan pengirim.

Model proses komunikasi yang lebih terperinci, dengan unsur­unsur penting yang terlibat dalam komunikasi antara dan di antara para anggota organisasi, dapat digambarkan pada Gambar dibawah ini.

Sumber (source). Sumber atau pengirim berita memaink.an langkah pertama dalam proses komunikasi. Sumber mengendalikan macam berita yang dikirim, susunan yang digunakan, dan sering saluran me­lalui mana berita dikirimkan. Dalam organisasi, sumber merupakan pihak yang mempunyai kebutuhan dan keinginan untuk mengkomu­nikasikan sesuatu gagasan, pemikiran, informasi, dan sebagainya, ke­

pada pihak lain.

Pengubahan berita ke dalam sandi/kode (encoding). Langkah kedua ini – encoding the message – megubah berita ke dalam berbagai bentuk simbol-simbol verbal atau nonverbal yang mampu memindah­kan pengertian, seperti kata-kata pencakapan atau tulisan, angka, ge­rakan, ataupun kegiatan.

Dari beberapa simbol yang tersedia, pengirim berita menye­leksi salah satu yang akan dapat memenuhi kebutuhan khusus. Pe­ngirim berita seharusnya tidak hanya memikirkan apa yang akan di­katakan tetapi juga bagaimana hal itu akan disajikan agar pengaruh yang diinginkan dari penerima terpenuhi. Jadi, berita harus disesuai­kan dengan tingkat pemahaman, kepentingan dan kebutuhan pene­rima untuk mencapai konsekuensi-konsekuensi yang diinginkan. Simbol-simbol harus diseleksi atas dasar pemahaman yang akan di­peroleh dari pendengar atau pembaca. Kesamaan pengertian ini pen­ting, karena ketidaksamaan pengertian akan menimbulkan salah ko­munikasi.

Pengiriman berita (transmitting the message). Langkah ketiga men­cerminkan pilihan komunikator terhadap media atau “saluran distri­busi”. Komunikasi lisan mungkin disampaikan melalui berbagai sa­luran – telephone, mesin pendikte, orang atau videotape. Hal ini mungkin dilakukan secara pribadi atau dalam pertemuan kelompok dengan banyak orang. Dalam kenyataannya, salah satu keputusan penting yang harus dibuat pengirim adalah dalam penentuan saluran yang tepat atau sesuai bagi pengiriman berita tertentu.

Manfaat komunikasi lisan, orang per orang, adalah kesempatan untuk berinteraksi antara sumber dan penerima, memungkinkan ko­munikasi nonverbal (gerakan tubuh, intonasi suara, dan lain-lain), di sampaikannya berita secara cepat, dan memungkinkan umpan ba­lik diperoleh segera.

Sedangkan komunikasi tertulis dapat disampaikan melalui salur­an-saluran seperti memo, , laporan, catatan, bulletin dewan di­rektur, manual perusahaan, dan kabar. Komunikasi tulisan mempunyai manfaat dalam hal penvediaan laporan atau dokumen untuk kepentingan di waktu mendatang.

Agar komunikasi lebih efisien dan efektif manajer perlu mem­pertimbangkan penentuan media atau saluran yang ada. Sebagai con­toh, ucapan “selamat pagi” tidak perlu ditulis dalam bentuk memo, sebaliknya pemberian pesanan sebaiknya ditulis dengan bentuk me­mo.

Penerimaan berita. Langkah keempat adalah penerimaan berita oleh pihak penerima. Pada dasanya, orang-orang menerima berita melalui ke pancaindera mereka  penglihatan, pendengaran, pengecap, perabaan dan penciuman. Pengiriman berita belum lengkap atau ti­dak terjadi bila suatu pihak-belum menerima berita. Banyak Komuni­kasi penting gagal karena seseorang tidak pernah menerima berita.

Pengartian atau penterjemahan kembali berita (decoding). Langkah kelima proses komunikasi adalah decoding. Hal ini menyangkut pe­ngartian simbol-simbol oleh penerima. Proses ini dipengaruhi oleh la­tar belakang, kebudayaan, pendidikan, lingkungan, praduga, dan gangguan di sekitarnya. Selalu ada kemungkinan bahwa berita dari sumber, ketika diartikan oleh penerima, akan menghasilkan pengerti­an yang jauh berbeda dengan yang dimaksud oleh pengirim. Jadi, pe­nerima mempunyai tanggung jawab besar untuk efektifitas komuni­kasi, dalam hal komunikasi dua arah. Manajer dan bawahan dapat berperan baik sebagai sumber maupun penerima dalam suatu interak­si. Berbagai macam interaksi dapat dilakukan dengan ruang lingkup, tingkat kepentingan dan periode waktu yang berbeda-beda.

Umpan balik (feedback). Setelah berita diterima dan diterjemahkan, penerima mungkin menyampaikan berita balasan yang ditujukan ke­pada pengirim mula-mula atau orang lain. Jadi, komunikasi adalah proses yang berkesinambungan dan tak pernah berakhir. Seseorang berkomunikasi, penerima menanggapinya melalui komunikasi selan­jutnya dengan pengirim atau orang lain, dan seterusnya. Tanggapan ini disebut umpan balik.

Manajemen dapat mendistribusikan suatu bulletin yang berisi kebijaksanaan baru kepada kelompok-penyelia, tetapi sampai ada tanggapan dalam bentuk pertanyaan, persetujuan, komentar atau perilaku atau sampai telah adanya pengujian untuk melihat apakahkebijaksanaan dijalankan atau tidak, manajemen tidak akan tahu se­berapa efektif penyataan tersebut.

Komunikasi Organisasi

Semua faktor yang dibahas dalam model proses komunikasi di atas, dapat juga diterapkan pada komunikasi dalam organisasi. Kom­munikasi efektif di mana saja, menyangkut penyampaian berita dari seseorang kepada orang lain secara akurat. Hanya bedanya efektifi­tas komunikasi dalam organisasi pdipengaruhi oleh beberapa faktor khusus. Raymond V. Lesikar telah menguraikan 4 (empat) faktor yang mempengaruhi efektifitas komunikasi organisasi, yaitu saluran komunikasi formal, struktur organisasi, spesialisasi iabatan dan apa yang disebut Lesikar sebagai “pemilikan informasi”.

Saluran komunikasi formal mempengaruhi efektifitas komuni­kasi dalam dua cara. Pertama, liputan saluran formal semakin mele­bar sesuai perkembangan dan pertumbuhan organisasi. Sebagai con­toh, komunikasi efektif biasanya semakin sulit dicapai dalam organi­sasi yang besar dengan cabang-cabang yang menyebar. Kedua, saluran komunikasi formal dapat menghambat aliran informasi antar tingkat­tingkat organisasi. Sebagai contoh, karyawan lini perakitan hampir selalu akan mengkomunikasikan masalah-masalah pada penyelia (mandor) mereka dan bukan pada manajer pabrik. Keterbatasan ini mempunyai kebaikan (seperti menghindarkan manajer atas dari ke­banjiran informasi), tetapi juga mempunyai kelemahan (seperti meng­hindarkan manajer atas dari informasi yang seharusnya mereka per­oleh).

Struktur wewenang organisasi mempunyai pengaruh yang sama terhadap efektifitas organisasi. Perbedaan kekuasaan dan kedudukan (status) dalam organisasi akan menentukan pihak-pihak yang berko­munikasi dengan seseorang serta isi dan ketepatan komunikasi. Seba­gai contoh, percakapan antara direktur perusahaan dengan karyawan

akan dibatasi formalitas dan kesopanan, sehingga tidak ada pihak yang berkehendak untuk mengatakan sesuatu yang penting.

Spesialisasi jabatan biasanya akan mempermudah komunikasi dalam kelompok-kelompok yang berbeda. Para anggota suatu kelom­pok kerja yang sama akan cenderung berkomunikasi dengan istilah, tujuan, tugas, waktu, dan yang sama. Komunikasi antara kelom­pok-kelompok yang sangat berbeda akan cenderung di hambat.

Pemilikan informasi berarti bahwa individu-individu mempu­nyai informasi khusus dan pengetahuan tentang pekerjaan-pekerjaan mereka. Sebagai contoh, manajer produk akan mempunyai penga­matan yang lebih tajam dalam perumusan strategi-strategi pemasar­an, kepala departemen mungkin mempunyai cara tertentu yang efek­tif untuk menangani konflik di antara para bawahannya. Individu­individu yang memiliki informasi-informasi khusus ini dapat ber­fungsi lebih efektif daripada lainnya, dan banyak di antara mereka yang tidak bersedia membagikan informasi tersebut kepada yang lain.

Jaringan komunikasi dalam organisasi. Organisasi dapat merancang jaringan atau struktur komunikasi dalam berbagai cara. Jaringan ko­munikasi mungkin dirancang kaku, seperti bahwa karyawan dilarang berkomunikasi dengan siapapun kecuali atasannya langsung. Jaringan semacam ini biasanya dimaksudkan untuk menghindarkan manajer atas dari informasi berlebihan yang tidak perlu dan menjaga kekuasa­an dan statusnya. Sebaliknya, jaringan mungkin dirancang lebih be­bas, di mana individu-individu dapat berkomunikasi dengan setiap orang pada setiap tingkat. Jaringan seperti ini digunakan bila aliran komunikasi yang lebih bebas sangat diperlukan, seperti dalam depar­temen riset.

Ada 4 (empat) macam jaringan komunikasi, seperti terlihat da­lam gambar diatas. Dalam jaringan “lingkaran” ; sebagai contoh, B ha­nya dapat berkomunikasi dengan A dan C. Untuk berkomunikasi de­ngan E, B harus melalui A atau melalui C dan D. Pola “rantai” me­nunjukkan dua bawahan (A dan E) yang melapor kepada atasan me­reka (B dan D), yang selanjutnya oleh B dan D dilaporkan ke C. Pa­da jaringan “bintang”; C dapat berkomunikasi langsung dengan A, B, D dan E, walaupun mereka ini tidak dapat berkomunikasi langsung satu sama lain. Sebagai contoh, empat tenaga penjual (A, B, D, E) melapor ke manajer cabang (C). Sedangkan jaringan “huruf Y” ; bisa terdapat dalam bagian sekretariat di mana surat-surat diteri­ma oleh E, disortir oleh D dan distribusikan oleh C.

Jaringan “huruf Y” dan “bintang” adalah komunikasi yang ter­pusat, dengan C pada posisi pusat. Komunikasi yang disentralisasi ini lebih efektif untuk menyelesaikan masalah-masalah rutin dan tidak kompleks, karena lebih cepat dan lebih akurat. Tetapi bila masalah­nya kompleks, jaringan “lingkaran” dan “rantai” yang didesentrali­sasi, akan lebih cepat dan akurat penyelesaiannya. Kepuasan anggota kelompok juga cenderung lebih tinggi dalam jaringan jaringan yang didesentralisasi.

SALURAN KOMUNIKASI DALAM ORGANISASI

Pemahaman yang lebih baik tentang komunikasi organisasi da­pat diperoleh dengan mempelajari arah-arah dasar gerakannya yang tampak dengan terbentuknya saluran-saluran komunikasi. Saluran­saluran komunikasi formal ditentukan oleh struktur organisasi atau ditunjukkan oleh berbagai sarana formal lainnya, tipe saluran-saluran dasar komunikasi ada­lah vertikal, lateral dan diagonal.

Komunikasi Vertikal

Komunikasi vertikal terdiri atas komunikasi ke atas dan ke ba­wah sesuai rantai perintah. Komunikasi ke bawah (downward com­munication) dimulai dari manajemen puncak kemudian mengalir ke bawah melalui tingkatan-tingkatan manajemen sampai ke karyawan lini dan personalia paling bawah. Maksud utama komunikasi ke ba­wah adalah untuk memberi pengarahan, informasi, instruksi, nase­hat/saran dan penilaian kepada bawahan serta memberikan informa­si kepada para anggota organisasi tentang tujuan dan kebijaksanaan organisasi.

Berita-berita ke bawah dapat berbentuk tulisan maupun lisan, dan biasanya disampaikan melalui memo, laporan atau dokumen lain­nya, bulletin, pertemuan atau rapat, dan percakapan serta melalui in­teraksi orang per orang atau kelompok-kelompok kecil. Manajemen seharusnya tidak hanya memusatkan perhatiannya pada usaha komu­nikasi ke bawah, tetapi juga komunikasi ke atas.

Fungsi utama komunikasi ke atas (upward communication) ada­lah untuk mensuplai informasi kepada tingkatan manajemen atas ten­tang apa yang terjadi pada tingkatan bawah. Tipe komunikasi ini mencakup laporan-laporan periodik, penjelasan, gagasan, dan permin­taan untuk diberikan keputusan. Hal ini dapat dipandang sebagai da­ta atau informasi umpan balik bagi manajemen atas.

Bentuk-bentuk komunikasi seperti kebijaksanaan “pintu terbu­ka”, sistem komunikasi informal, survey sikap, dewan manajemen­karyawan, atau sistem inspektur jenderal dirancang untuk memudah­kan komunikasi ke atas ke manajemen puncak.

Komunikasi Lateral atau Horizontal

Komunikasi lateral atau horizontal meliputi hal-hal berikut ini :

1. Komunikasi di antara para anggota dalam kelompok kerja yang sama.
2. Komunikasi yang terjadi antara dan di antara departemen-de­partemen pada tingkatan organisasi yang sama.

Bentuk komunikasi ini pada dasarnya bersifat koordinatif, dan merupakan hasil dari konsep spesialisasi organisasi. Sehingga komu­nikasi ini dirancang guna mempermudah koordinasi dan penanganan masalah. Komunikasi lateral, selain membantu koordinasi kegiatan­kegiatan lateral, juga menghindarkan prosedur pemecahan masalah yang lambat.

Komunikasi Diagonal

Komunikasi diagonal merupakan komunikasi yang memotong secara menyilang diagonal rantai perintah organisasi. Hal ini sering terjadi sebagai hasil hubungan-hubungan departemen lini dan staf. Seperti telah dibahas dalam bab 10 bahwa hubungan-hubungan yang ada antara personalia lini dan staf dapat berbeda-beda, yang akan membentuk beberapa komunikasi diagonal yang berbeda-beda

pula.

PERANAN KOMUNIKASI INFORMAL

Pembahasan aliran-aliran komunikasi di atas adalah berkenaan dengan yang disebut komunikasi “formal”, sebagai saluran penyam­paian berita yang dirancang manajer organisasi untuk memudahkan hubungan pekerjaan. Komunikasi informal, bagaimanapun juga, ada­lah juga bagian penting aliran komunikasi organisasi. Bentuk komuni­kasi ini timbul dengan berbagai maksud, yang meliputi antara lain :

1. Pemuasan kebutuhan-kebutuhan manusiawi, seperti kebutuhan untuk berhubungan dengan orang lain.
2. Perlawanan terhadap pengaruh-pengaruh yang monoton atau membosankan.
3. Pemenuhan keinginan untuk mempengaruhi perilaku orang lain. 4. Pelayanan sebagai sumber informasi hubungan pekerjaan yang tidak disediakan saluran-saluran komunikasi formal.

Tipe komunikasi informal yang paling terkenal adalah ‘grapevme ” (mendengar sesuatu bukan dari sumber resmi, tetapi dari desas­desus, kabar angin atau “slentingan”). Sistem komunikasi “grapevme” cenderung dianggap merusak atau merugikan, karena tidak jarang terjadi penyebaran informasinya tidak tepat, tidak lengkap dan me­nyimpang. Selain itu, desas-desus cenderung bersifat membakar, tidak sesuai dengan kenyataan, lebih bersifat emosional daripada logika, dan kadang-kadang dirahasiakan dari anggota yang mempunyai we­wenang manajerial lebih tinggi.

Di lain pihak, komunikasi “grapevme” mempunyai peranan fungsional sebagai alat komunikasi tambahan bagi organisasi. Banyak penelitian yang membuktikan bahwa komunikasi “grapevme” lebih cepat, lebih akurat dan lebih efektif dalam menyalurkan informasi. Manajer dapat mempergunakan komunikasi ini dengan informasi yang sengaja “dibocorkan”.

Manajer harus menyadari bahwa komunikasi informal dan ter­utama “grapevme” tidak dapat dihilangkan. Bahkan, sebaiknya ma­najer perlu memahami dan menggunakan “grapevme” sebagai peleng­kap komunikasi formal. Peran salah komunikasi ini dapat diminimal­kan dengan merancang saluran komunikasi formal yang baik, dan me­nyebarkan informasi dengan cepat dan tepat.

EFEKTIVITAS KOMUNIIKASI

Berbagai pennyebab timbulnya masalah-masalah komunikasi dan betapa sulitnya mencapai komunikasi efektif telah dibahas di atas. Sekarang akan dibicarakan berbagai cara dengan mana para manajer dapat meningkatkan efektivitas komunikasi. Teknik-teknik ini pada dasarnya adalah cara-cara untuk mengatasi kesulitan-kesulitan yang disajikan sebelumnya.

Kesadaran Akan Kebutuhan Komunikasi Efektif

Karena berbagai hambatan organisasional dan antar pribadi, komunikasi efektif tidak dapat dilaiarkan terjadi begitu saja. Mana­jer’ harus memainkan peranan penting dalam proses komunikasi, di mana hanya dengan cara itu kemudian dapat diambil langkah-langkah untuk meningkatkan efektivitas komunikasi.

Pentingnya komunikasi menyebabkan banyak perusahaan besar menggunakan para “ahli komunikasi”. Para spesialis komunikasi ini membantu perbaikan komunikasi dengan bantuannya kepada para penyelia memecahkan masalah-masalah komunikasi internal; penen­tuan strategi komunikasi perusahaan sehubungan dengan “layoffs”, penutupan pabrik atau relokasi, dan terminasi; serta pengukuran kua­litas kegiatan-kegiatan komunikasi, melalui interview (wawancara) atau survey.

Penggunaan Umpan – Balik

Peralatan penting pengembangan komunikasi lainnya adalah penggunaan umpan balik berita-berita yang dikirim. Komunikasi dua arah ini memungkinkan proses komunikasi berjalarn lebih efektif. manajer dapat melakukan paling sedikit dua. hal untuk mendo­rong umpan balik dan menggunakannya secara efektif. Manajer dapat menciptakan lingkungan yang mendorong umpan balik, dan menda­patkan umpan balik melalui kegiatan mereka sendiri.

Cara manajer berkcmunikasi dengan para bawahannya dapat menentukan jumlah umpan balik yang akan mereka terima. Di sam­ping itu, tipe komunikasi yang digunakan dan lingkungan komunika­si penting dalam penentuan umpan balik macam apa yang akan dida­patkannya. Dalam hal ini manajer perlu memainkan peranan aktif dalam pengadaan umpan balik tersebut. Sebagai contoh, setelah memberikan penugasan suatu pekerjaan manajer dapat bertanya, “Apakah saudara mengerti ?” atau “Apakah saudara mempunyai pertanyaan ?” atau “Apakah ada yang belum saya jelaskan ?” Tetapi pertanyaan-pertanyaan itu tidak mendorong timbulnya jawaban ja­waban, sehingga pendekatan yang lebih langsung dapat dilakukan de­ngan mengatakan :”Pekerjaan ini adalah penting; sebab itu pahami benar setiap langkah, laporkan kepada saya apa yang akan saudara lakukan”.

Di lain pihak, para manajer perlu secara aktif mencari umpan balik. Manajemen partisipatif dan komunikasi tatap muka merupa­kan cara-cara yang dapat digunakan untuk meningkatkan efektifi­tas komunikasi melalui penggunaan umpan balik.

Menjadi Komunikator yang Lebih Efektif

Teknik-teknik komurikasi yang jelek mengganggu banyak ma­najer, seperti ha.lnya mengganggu hubungan mereka dengan para ba­wahannya di luar pekerjaan. Oleh karena itu, latihan-latihan dalam penulisan dan penyampaian berita secara lisan perlu dilakukan un­tuk meningkatkan pemahaman akan simbol-simbol, penggunaan ba­hasa, pengutaraan yang tepat dan kepekaan terhadap latar belakang penerima berita.

Salah satu peralatan yang digunakan secara efektif oleh para psi­kolog, pembimbing, dan orang-orang yang profesinya memerlukan pemahaman yang mendalam tentang klien mereka, yaitu active listen­ing,dapat dipergunakan untuk mengembangkan dimensi baru ke­trampilan manajemen para manajer. Prinsip dasar peralatan ini ada­lah penggunaan reflective statements (pernyataan balik) oleh pende­ngar. Bagaimanapun juga, posisi kunci para manajer dalam proses ko­munikasi, membuat kebutuhan mendesak bagi pengembangan diri untuk menjadi komunikator yang lebih efektif.

Pedoman Komunikasi yang Baik

American Management Associations (AMA) telah menyusun se­jumlah prinsip-prinsip komunikasi yang disebut “the Ten Command­ments of Good Communication” (sepuluh pedoman komunikasi yang baik). Pedoman-pedoman ini disusun untuk meningkatkan efektifitas komunikasi organisasi, yang secara ringkas adalah sebagai berikut:

1. Cari kejelasan gagasan-gagasan terlebih dahulu sebelum dikomu­nikasikan.
2. Teliti tujuan sebenarnya setiap komunikasi.
3. Pertimbangkan keadaan phisik dan manusia keseluruhan kapan saja komunikasi akan dilakukan.
4. Konsultasikan dengan pihak-pihak lain, bila perlu, dalam peren­canaan komunikasi.
5. Perhatikan tekanan nada dan ekspresi lainnya sesuai isi dasar berita selama berkomunikasi.
6. Ambil kesempatan, bila timbul, untuk mendapatkan segala se­suatu yang membantu atau umpan balik.
7. Ikuti lebih lanjut komunikasi yang telah dilakukan.
8. Perhatikan konsistensi komunikasi.
9. Tindakan atau perbuatan harus mendorong komunikasi.
10. Jadilah pendengar yang baik, berkomunikasi tidak hanya untuk dimengerti tetapi untuk mengerti.

Komunikasi yang efektif dalam organisasi

Di dalam organisasi terdapat sebuah bentuk kepemimpinan untuk menghidupkan organisasi. Dalam organisasi terdapat kelompok yang terdiri dari atasan dan bawahan.

Komunikasi yang efektif merupakan faktor penting dalam membentuk organisasi yang berkualitas.

Komunikasi dalam organisasi berfungsi sebagai media informasi antar anggota untuk berinteraksi. Dengan menerapkan metode komunikasi yang baik, maka organisasi akan berjalan lancar, sebaliknya jika organisasi mempunyai komunikasi yang buruk maka akan terjadi kesalahpahaman dan akhirnya terpecah belah.

Berikut ini adalah beberapa fungsi komunikasi yang efektif dalam organisasi:

1. Kualitas anggota

Lingkungan organisasi yang baik akan memberikan dorongan dari para anggota untuk mengungkapkan ide-ide. Memberikan penghargaan merupakan contoh komunikasi efektif yang memberikan kepuasan terhadap anggotanya.

2. Membentuk hubungan

Setiap anggota organisasi harus berkomunikasi secara jelas, jujur dan terbuka. Setiap anggota harus membentuk hubungan kerja sama dalam organisasi. Hal ini anggota merasa dihargai dan mendirikan dorongan loyalitas terhadap organisasi.

3. Menyelesaikan konflik

Jika sebuah organisasi mempunyai masalah antar anggota, solusinya adalah mengajak anggota untuk mengadakan komunikasi terbuka untuk melerai konflik tersebut. Jika antar anggota berbedap pendapat mengenai suatu hal, maka jalan keluarnya dengan mengadakan diskusi.

4. Produktivitas meningkat

Komunikasi yang efektif merupakan aspek penting dalan sebuah organisasi. Setiap organisasi pasti mempunyai tujuan tertentu yang ingin di capai.