A. Pengertian Manajemen Proyek Sistem Informasi (MPSI)
Manajemen Proyek Sistem Informasi adalah sebuah cara yang dilakukan untuk mengelola sumber daya (manusia, data, anggaran) untuk mencapai suatu tujuan yang ditentukan. Maksud dari pencapaian tujuan ialah suatu proyek yang dimanajemen sedemikian rupa agar sesuai dengan anggaran, keinginan konsumen, sesuai jadwal, dll. Hal itulah yang menjadi dasar dari manajemen sistem informasi tersebut.
Manajemen Proyek Sistem Informasi (MPSI) bisa juga diartikan sebagai langkah-langkah yang diperlukan dalam sebuah pembuatan proyek sistem informasi untuk mencapai suatu tujuan yang tadi. Berikut beberapa hal yang dijadikan tujuan dalam hal manajemen sistem informasi:
1. Mutu
2. Biaya
3. Waktu
Jika seorang konsumen memiliki biaya rendah, maka proyek manajer bisa menyesuaikan mutu dengan anggaran yang ada. Jiak konsumen menginginkan pembuatan proyek cepat, maka konsumen harus menyediakan dana lebih untuk mendapatkan tujuan tersebut. Begitu juga dengan tujuan mutu yang dihasilkan.
Dalam hal ini yang mengatur atau mengelola pembuatan sistem informasi dari awal hingga akhir ialah Proyek Manajer. Dimana proyek manajer inilah yang bertanggung jawab dan mengatur segala sesuatu tentang proyek yang dikerjakan. Seperti: mencari proyek, melakukan estimasi waktu dan biaya, memilih karyawan, dll.
Terdapat 4 dimensi pada pembuatan Sistem Informasi:
1. Manusia, ialah orang yang mengerjakan atau membuat sistem informasi. Mulai dari proyek manajer, hingga programmer.
2. Proses, tahap-tahap dimana proyek sistem informasi ini dikerjakan. Pada dimensi inilah dibutuhkan keterampilan seorang proyek manajer untuk mengatur segala sesuatunya agar sesuai dengan tujuan.
3. Produk, ialah hasil dari proyek yang dikerjakan. Dalam hal ini sistem informasi.
4. Teknologi, sesuatu yang terdapat pada produk. Hal ini dapat berkaitan dengan mutu atau kualitas dari sebuah proyek.
B. Pentingnya Manajemen Proyek Sistem Informasi (MPSI)
Dewasa ini, kebutuhan perusahaan terhadap fungsi manajemen proyek tidak dapat dipandang hanya dengan sebelah mata. Hal ini disebabkan karena dalam melakukan proses produksi, perusahaan harus mampu menghasilkan suatu produk baik berupa barang ataupun jasa yang sesuai dengan kriteria ,waktu dan besarnya biaya yang telah ditetapkan. Perubahan terhadap salah-satu dari ketiga faktor tersebut dapat mempengaruhi dua faktor lainnya yang tentunya juga akan berdampak pada besar kecilnya nilai keuntungan yang dapat diperoleh perusahaan. Lalu seberapa besar pentingnya penerapan manajemen proyek dalam suatu perusahaan?
Manajemen proyek mulai dianggap penting saat bangsa Amerika mengalami kegagalan yang sangat serius dalam kegiatan mega proyek mereka. Kegagalan Apolo 13 untuk melakukan pendaratan di bulan membuka mata NASA mengenai pentingnya menerapkan manajemen proyek. Sebelum kecelakaan fatal itu terjadi, pihak NASA hanya menekankan masalah yang bersifat teknis dan mengabaikan permasalahan yang bersifat human (manajemen). Tonggak sejarah inilah yang mengawali berkembangnya ilmu manajemen proyek yang pada dasarnya dimulai dari industri konstruksi.
Kabar lain yang sangat mengejutkan juga berasal dari kegiatan pengembangan proyek IT. Pada tahun 1998, Standish Group dalam laporannya menjelaskan bahwa proyek-proyek IT yang dinyatakan sukses pada tahun tersebut, pada kenyataannya hanya 26% yang benar-benar dapat dinyatakan sukses, sedangkan sisanya masuk kedalam kategori challenged (overtime dan over budget) atau bahkan masuk kedalam kategori failed (gagal). Dan yang paling menarik dari hasil penelitian ini adalah bahwa faktor terbesar penyebab kegagalan ini bukan berasal dari masalah teknis, melainkan faktor manajemen yang dalam hal ini adalah kemampuan dalam melakukan manajemen proyek. Hal ini patut untuk dicermati sehingga keberadaan manajemen proyek dalam dunia IT memang benar-benar dirasa sangat dibutuhkan.
Di masa mendatang, manajemen proyek memiliki peran yang sangat penting dalam mendukung kegiatan pengembangan perusahaan kearah yang bersifat strategis. Beberapa alasan yang dianggap dapat menguatkan pentingnya keberadaan fungsi manajemen proyek yang baik dalam suatu perusahaan antara lain semakin pendeknya kompresi daur hidup produk, tingginya tingkat kompetisi global serta pesatnya perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi yang menyebabkan semakin meningkatnya kompleksitas aktivitas proyek.
C. Pengertian Sistem dan Sub Sistem
Suatu sistem dapat didefinisikan sebagai suatu kesatuan yang terdiri dari dua atau lebih komponen atau subsistem yang berinteraksi untuk mencapai tujuan. Suatu sistem dapat terdiri dari bagian-bagian sistem atau subsistem. Sehagai contoh, sistem komputer dapat (terdiri dari subsistem perangkai keras dan subsistem perangkat lunak. Masing-masing subsistem dapat terdiri dari
Subsistem-subsistem yang lebih lagi atau terdiri dari komponen-komponen pendukung sistem itu sendiri. Subsistem perangkat keras (hardware) dapal terdiri dari alat masukan, alat pemroses, alat keluaran, dan media penyimpanan. Subsistem-subsistem yang ada saling berintcraksi dan saling berhubungan membemuk satu kesatuan sehingga tujuan atau sasaran sistem tersehut dapat tercapai. Interaksi dari subsistem-Subsistem tersebut terjadi sedemikian rupa sehingga dicapai satu kesatuan yang terpadu dan terintegrasi (integrated). Anda dapat membayangkan, bagaimana seandainya sistem komputer yang Anda miliki, masing-masing komponennya saling bekerja sendiri-sendiri dan tidak terintegrasi dengan baik, Kalau demikian_ maka tujuan dari sistem komputcr tersebut tidak akan tercapai.
Konsep sebuah sistem menuntut perancangnya mempertimbangkan sistem sebagai suatu keseluruhan. Akan tetapi, keseluruhan sistem mungkin terlalu besar untuk dianalisis secara rinci. Oleh karena itu, sistem dibagi atau diuraikan atas beberapa Subsistem. Pengertian sebuah subsistem sebenarnya merupakan bagian dari sistem itu sendiri. Meskipun demikian, di bawah ini akan dijelaskan pengertian dan definisi Subsistem.
Norman L. Enger dalam bukunya mengatakan bahwa subsistem adalah serangkaian kegiatan yang dapat ditentukan identitasnya yang berhubungan dalam suatu sistem, Gordon B, Davis dalam bukunya mengatakan bahwa sistern terbagi atas beberapa faktur atau unsur ke dalam beberapa subsistem-Subsistem, Batasan dan penghubung atau interface di dalam suatu sistem ditelaah secara cermat untuk menjamin bahwa hubungan antar subsistem didefinisikan secara jelas dan bahwa jumlah semua subsistem merupakan keseluruhan sistem. Sebagai contoh, proses pengunsuran sebuah sistem menjadi beberapa Subsistem yang lebih kecil lagi sehingga mencapai ukuran yang mudah untuk ditangani, Subsistem hasil pengunsuran ini biasanya membentuk suatu struktur hirarki. Pmses menjadikan faktor-faktor suatu sistem ke dalam subsistem adalah penting dalam menyederhanakan masalah. Sistem menentukan yang sederhana adalah sistem yang mempunyai sedikit subsistem dan antarhubungan, yang menunjukkan secara lengkap perilaku yang dapal diramalkan. Subsistem yang sederhana dapat juga bersifat memungkin kan, Misalnya, suatu sistem pengendalian kualitas yang meramalkan banyaknya kerusakan dalam suatu populasi merupakan sualu sistem yang sederhana, tetapi juga bersifat memungkinkan.
Paham sebuah sistem menuntut pertimbangan sistem sebagai suatu bentuk yang utuh secara keseluruhan. Akan ketapi, pengunsuran alas suatu bentuk rancangan sistem ke dalam beberapa subsistem dapat berlangsung sebagai berikut:
Sistem informasi dibagi atas beberapa subsistem seperti:
1. Subsistem persediaan barang
2. Subsistem penj ualan barang
3. Subsistem produksi
4, Subsistem keuangan
5. Subsistem personalia dan daftar gaji
6. Subsistem pembelian
7. Subsistem pengendalian
8. Subsistem perencanaan
9, Subsistem pengawasan
Setiap subsistem dibagi atas subsistem lagi, Sebagai contoh, subsistem personalia dan daftar gaji dapat dibagi menjadi subsistem yang lebih kecil lagi seperti:
1. Subsistem penyiapan data masukan Catatan personalia
2. Subsistem penyesuaian file daflar gaji personalia
3. Subsistem laporan personalia
4, Subsistem penyiapan data masukan daftar gaji
5. Subsistem daftar gaji harian
6. Subsistem daftar gaji bulanan
7. Subsistem daftar gaji untuk manajemen
8. Subsisiem audit personalia dan daftar gaji
Penggunaan subsistem dapat juga disebut konsep modular. Konsep subsistem digunakan dalam manajemen proyek, letapi digunakan juga dalam perancangan sistem. Pembatasan subsistem penting bagi peme- liharaan sistem, Apabila suatu Subsistem mempunyai suatu batas yang jelas dan penghubungnya (interface) diuraikan dengan jelas pula, maka suatu perubahan atau pembetulan dapat diadakan lebih mudah daripada subsistem tersebut disimpan dalam proses yang lebih besar
CONTOH MANAJEMEN PROYEK SISTEM INFORMASI (MPSI)
2.1 Gambaran Umum CV. Sukses Sablon
Pada CV. Sukses Sablon adalah suatu usaha yang bergerak dalam bidang percetakan atau Advertaising. Perusahaan tersebut mendapat permasalah yang sering timbul diakibatkan promosi atau informasi yang masih menggunakan brosur dan pamplet yang diberikan kepada masyarakat disekitarnya. Yang menjadi kelemahan adalah perusahaan kesulitan dalam penyampaikan informasi tentang produk-produk yang dipasarkan. Selain itu transaksi yang dilakukan di dalam perusahaan juga kurang optimal, dikarenakan custumor tidak bisa datang langsung karena kurangnya waktu luang Sehingga customer lebih memilih perusahaan lain.
2.2 Ruang Lingkup Proyek
Proyek sistem informasi percetakan pada CV. Sukses Sablon yang akan dikembangkan memiliki beberapa ruang lingkup yang harus dikerjakan yaitu sebagai berikut:
1. Menganalisis setiap prosedur-prosedur yang berhubungan dengan contoh-contoh produk, pemesanan, pembayaran, dan pelaporan costumer.
2. Mendesain sebuah sistem yang mendukung dari sebuah sistem serta menunjang kemampuan dari sistem ini.
3. Membuat sebuah program yang mengimplementasikan sistem informasi percetakan
4. Menerapkan serta melakukan percobaan sistem informasi ini sampai dengan penerapan sistem informasi ini secara memuaskan.
2.3 Modul Pengembangan
1. Modul barang dan produksi yang dapat dipesan
2. Modul harga dari masing-masing produksi
3. Modul pemesanan secara online
2.4 Keuntungan Pengembangan Sistem
Manfaat dari pengembangan sistem ini adalah sebagai berikut :
1. Meningkatkan pelayanan kepada costumer CV. Sukses Sablon
2. Memudahkan pelanggan dalam memesan produk atau order
3. Memudahkan dalam promosi produks CV. Sukses Sablon
4. Memperluas wilayah usaha
5. Meningkatkan laba keuangan pada CV. Sukses Sablon
2.5 Waktu Pelaksanaan Proyek
2.6 Rancangan Biaya Sistem Informasi
Adapun rincian biayanya sebagai berikut:
a. Biaya persiapan
| Tipe Requirement | Spesifikasi | Harga Satuan (Rupiah) |
| Software | Macromedia Dreamweaver CS5 Macromedia flash CS5 My SQL Server Domain & Hosting | 2.000.000 1.150.000 200.000/bulan |
| Hardware | 1 Paker Komputer (PC) Modem eksternal 1 Printer | 7.000.000 500.000 750.000 |
| TOTAL | 11.650.000 |
b. Biaya Pengerjaan
| No. | Perincian | Biaya (Rupiah) |
| 1. | Analisis kebutuhan | 700.000 |
| 2. | Design fungsi | 600.000 |
| 3. | Pemrograman | 6.000.000 |
| 4. | Pengujian | 350.000 |
| 5. | Instalasi | 200.000 |
| 6. | Pelatihan | 350.000 |
| 7. | Pemeliharaan | 400.000 |
| 8. | Dokumentasi | 300.000 |
| 9. | Transportasi | 150.000 |
| TOTAL | 9.050.000 |
c. Biaya Keseluruhan
Biaya Keseluruhan = Biaya Persiapan + Biaya Pengerjaan
= Rp 11. 600. 000 + Rp 9. 050. 000
= Rp 20. 650. 000
2.7 Tenaga Pelaksana
Untuk mengembangkan sistem Informati Percetakan berbasis website, maka dibutuhkan tim pengembang yang kompeten di bidangnya masing-masing, sebagai berikut:
1. Project Manager dan System Analisis : Umar Rizky
2. Database Engineering : Novi Karlina
3. Graphic and Software Engineer : Angelina Vendy Anindita
2.8 Metodologi
Metodologi merupakan elemen yang paling mendasar dari suatu proses bisnis. Berikut ini adalah suatu metodologi untuk merealisasikan proyek Aplikasi Sistem Informasi Percetakan Berbasis Web, akan ditempuh dengan langkah-langkah sebagai berikut:
1. Analisis Kebutuhan
Mempelajari proses-proses dan indentifikasi data-data yang dibutuhkan, dalam perancangan suatu aplikasi informasi percetakaan berbasis web. Sehingga dapat memenuhi kebutuhan dan kemudahan dalam hal ini untuk meningkatkan pelayanan efesiensi dan keputusan.
2. Desain Fungsi
Melakukan desain sistem secara detail, mulai dari Context Diagram, Data Flow Diagram (DFD), desain file, desain tabel, relasi tabel dan sebagainya sehingga membentuk sistem lengkap sesuai dengan fungsi-fungsi bisnis yang dikehendaki.
3. Pemograman
Melakukan coding untuk merealisasikan desain fungsi yang telah dibuat. Lama Pengerjaan dan Jumlah baris coding ini turut menentukan besar-kecilnya harga Aplikasi yang dibuat.
4. Pengujjian
Melakukan beberapa testing dengan uji prilaku (behavior testing), focus terhadap input dan output, dan testing terhadap fungsionalitas sistem.
5. Instalasi
Mengganti dan menempatkan sistem atau menempatkan sistem yang baru terhadap aplikasi yang dibuat, jika hasil dari suatu proses pengujian sudah sesuai dengan fungsinya.
6. Pelatihan
Sebelum aplikasi program dijalankan/ kunjungi oleh user, pihak developer proyek perangkat lunak bertanggung jawab melatih costumer atau eksekutif dari CV Sukses Sablon yang hendak mengoperasikan program aplikasi yang telah dibuat. Pihak pengembang juga berkewajiban memberikan informasi yang benar dan terbuka sehingga tidak menyulitkan para pengguna aplikasi selanjutnya.
7. Pemeliharaan
Proyek perangkat lunak tidak bisa selesai begitu saja setelah diserahterimakan, tetapi masih berlanjut hingga tenggang waktu yang cukup untuk memastikan bahwa produk perangkat lunak yang telah diserahkan tersebut bisa beroperasi dengan baik dan tidak ada kendala yang berarti.
8. Dokumentasi
Dalam sebuah proyek bisa terdiri dari beberapa dokumen. Dokumen dibuat untuk melihat kemajuan proyek yang sedang dikembangkan, sebagai referensi untuk bug bila terjadi kendala, sebagai pedoman operasional dan sebagainya.
2.9 Perangkat Sistem Informasi yang Digunakan
a. Software untuk membuka website Macromedia Dreamweaver (Rp. 2.000.000)
b. Database yang digunakan MYSQL (open source)
c. Design yang digunakan Macromedia Flash (Rp. 1.150.000) karena fitur lebih lengkap dan mudah digunakan.
d. Istilah atau terminologi
1. Aplikasi : adalah suatu subkelas perangkat lunak komputer yang memanfaatkan kemampuan komputer langsung untuk melakukan suatu tugas yang diinginkan pengguna.
2. Browser adalah program aplikasi yang menterjemahkan kode HTML dan merepresentasikan halaman web site.
3. Coding (Penanda) merupakan unsur yang penting dalam penelitian kuantitatif dan kualitatif. Coding yang akan dikupas dalam sajian artikel saat yang menyangkut tentang penelitian kuantiataif.
4. Content diagram menjelaskan proses pembangunan dan memberikan contoh bagaimana model memungkinkan untukmembuat representasi diakses beberapa grafis khas akan Anda temukan dalam buku teks ilmu pengetahuan.
5. Domain adalah nama unik yang diberikan untuk mengidentifikasi nama server komputer seperti web server atau email server di internet.
6. Data flow diagram adalah alat pembuatan model yang memungkinkan profesional sistem untuk menggambarkan sistem sebagai suatu jaringan proses fungsional yang dihubungkan satu sama lain dengan alur data,baik secara manual maupun komputerisasi.
7. Database enginnering adalah sebuah struktur data yang berisi informasi penting tentang analisis, desain, kode dan testing.
8. Graphic & software enginner grafik ilmu yang mempelajari tehnik pembuatan software yang baik dengan pendekatan tehnik (Engineering ap¬proach)
9. Hardware hardware atau dalam bahasa indonesia-nya disebut juga dengan nama “perangkat keras” adalah salah satu komponen dari sebuah komputer yang sifat alat nya bisa dilihat dan diraba secara langsung atau yang berbentuk nyata, yang berfungsi untuk mendukung proses komputerisasi.
10. Hosting adalah tempat atau jasa internet untuk membuat halaman website yang telah anda buat menjadi online dan bisa diakses oleh orang lain.
11. Macromedia flash adalah program yang sedang populer sekarang ini untuk membuat dan memanipulasi grafik dan animasi.
12. Macromedia Dreamwaver sebuah software web design yang menawarkan cara mendesain website dengan dua langkah sekaligus dalam satu waktu, yaitu mendesain dan memprogram.
13. My SQL MySQL adalah singkatan “My Structured Query Language”. Program ini berjalan sebagai servermenyediakan multi-user mengakses ke sejumlah database.
14. Online sambung jaring adalah keadaan saat sesuatu terhubung ke dalam suatu jaringan atau sistem (umumyainternet atau ethernet).
15. PHP adalah bahasa skrip yang dapat ditanamkan atau disisipkan ke dalam HTML. PHP banyak dipakai untuk memrogram situs web dinamis.
16. Project manager adalah seorang profesional di bidang manajemen proyek. Manajer proyek dapat memiliki tanggung jawab pelaksanaan, perencanaan dan penutupan proyek, biasanya berkaitan dengan industri konstruksi, arsitektur, Aerospace dan Pertahanan, jaringan komputer, telekomunikasi ataupengembangan perangkat lunak.
17. Sistem analisis adalah seseorang yang bertanggung jawab atas penelitian, perencanaan, pengkoordinasian, dan merekomendasikan pemilihan perangkat lunak dan sistem yang paling sesuai dengan kebutuhan organisasi bisnis atau perusahaan.
18. Requitment suatu proses pencarian dan pengikatan para calon karyawan atau pelamar calon karyawan yang mampu untuk melamar sebagai karyawan proses ini di mulai ketika para pelamar di cari dan berakhir bila lamaran atau aplikasi mereka di serahkan dan hasilnya setelah para calon karyawan di seleksi.
19. Sistem sistem berasal dari bahasa Latin (systēma) dan bahasa Yunani (sustēma) adalah suatu kesatuan yang terdiri komponen atau elemen yang dihubungkan bersama untuk memudahkan aliran informasi, materiatau energi.
20. Software adalah sekumpulan data elektronik yang disimpan dan diatur oleh komputer, data elektronik yang disimpan oleh komputer itu dapat berupa program atau instruksi yang akan menjalankan suatu perintah.
21. Website suatu kumpulan dokumen Hyper Text Markup Language (HTML) pribadi atau sebuah perusahaan dalam web server.
