Proses Pengembangan Organisasi
Pengembangan Organisasi juga dipandang sebagai sebuah proses, bukan solusi mutlak dari sebuah masalah organisasi. Proses ini bisa berjalan lama dan berkelanjutan, di dalamnya terdapat berbagai proses identifikasi dan evaluasi. Berikut adalah lima proses yang umumnya diperlukan dalam pengembangan organisasi.
1. Identifikasi dan Definisi Masalah
Pemahaman dan identifikasi masalah dalam organisasi adalah langkah pertama proses OD. Kesadaran masalah meliputi pengetahuan tentang kemungkinan masalah pertumbuhan organisasi, kepuasan anggotanya, efektivitas organisasi, dan penggunaan SDM.
Setelah memahami dengan tepat apa masalahnya, praktisi PO dapat melanjutkan untuk mengumpulkan data yang diperlukan untuk menyelesaikan masalah tersebut.
2. Pengumpulan Data yang Diperlukan
Pengumpulan data mungkin merupakan aktivitas terpenting dalam proses PO. Wawancara, observasi individu, dan kuesioner adalah cara dasar paling umum untuk mengumpulkan data. Metode pengumpulan data pun bisa berbeda-beda sesuai dengan sifat masalah yang dihadapi perusahaan.
Setelah mengumpulkan data yang diperlukan, organisasi melanjutkan untuk menganalisanya.
3. Diagnosis
Diagnosis membutuhkan keterampilan analisis dan observasi yang baik karena seringkali sebuah masalah dilaporkan dengan kurang jelas. Program OD dapat berubah menjadi praktik yang merugikan jika keputusan tidak didasarkan pada informasi yang jelas.
Diagnosis tidak boleh dibatasi pada satu masalah. Seringkali, faktor-faktor penting seperti sikap, asumsi, sumber daya yang tersedia, dll. juga perlu diperhitungkan dalam fase diagnostik. Untuk tujuan ini, survei sikap dapat dilakukan melalui kuesioner. Survei semacam ini akan membantu mengidentifikasi masalah dengan jelas seperti yang dirasakan oleh anggota organisasi.
Diagnosis membantu perencana untuk menemukan sumber masalah tertentu dan melihat perubahan apa yang diperlukan dalam sistem, struktur, atau orang.
4. Perencanaan Perubahan dan Implementasinya
Setelah mendiagnosis masalah, pakar OD mengalihkan perhatiannya ke perencanaan perubahan dan menerapkannya. Intervensi pengembangan organisasi akan terlihat di sini.
Intervensi dianggap sebagai fase tindakan dalam proses pengembangan organisasi. Intervensi adalah serangkaian aktivitas yang direncanakan, diprogram, dan teknik yang digunakan organisasi dan klien mereka untuk berkolaborasi dalam program OD.
5. Evaluasi dan Feedback
Evaluasi juga dianggap sebagai salah satu tahapan penting dalam proses pengembangan organisasi. Ketika satu tahap berakhir dan tahap lainnya muncul, evaluasi sangat membantu untuk mengetahui apa yang telah dilakukan; apakah dilakukan dengan benar atau tidak, dan menunjukkan apakah perlu adanya pekerjaan lebih lanjut sebelum lanjut ke tahap berikutnya.
Setiap aktivitas OD tidak lengkap tanpa feedback yang tepat. Feedback adalah proses menyampaikan evaluasi kepada karyawan dan/atau kelompok yang bersangkutan melalui sesi atau laporan khusus. Umpan balik harus ditangani dengan hati-hati karena terkadang faktor yang bersifat subjektif bisa terlibat.
Prinsip Pengembangan Organisasi
1) pembagian tugas ;
2) pendelegasian wewenang ;
3) disiplin ;
4) kesatuan perintah ;
5) Kesatuan arah ;
6) Rentangan pengawasan ;
7) Koordinasi ;
8)Jenjang organisasi ;
9) Sentralisasi ;
10) Inisiatif ;
11) Budaya.
Model Pengembangan Organisasi
Model dimaksudkan sebagai abstraksi dari realitas, yaitu penyederhanaan representasi dari beberapa fenomena dunia nyata. Analisi perilaku organisasi terdiri dari tiga tingkatan analisis, yang dimulai dari tingkatan individu bergerak menuju ketingkatan sistem organisasi yang selalu ditambahkan dengan pengertian perilaku organisasi kedalam analisis tersebut. Ketiga tingkatan tersebut tersusun seperti sebuah bangunan, setiap tingkat dibangun diatas tingkat sebelumnya. Pengembangan model ini melibatkan tiga variabel penting dalam perilaku organisasi:
- Variabel Tergantung (Dependent Variable)
Sebuah respons yang dipengaruhi oleh variabel bebas. Yang penting dalam pengembangan model perilaku organisasi adalah produktivitas (prestasi kerja yang efekif dan efisien), absen kerja, pindah kerja, atau pemutusan kerja dan kepuasan kerja.
- Variabel Bebas (Independent Variable)
Sebuah variabel yang dianggap sebagai penyebab timbulnya perubahan pada variabel tergantung. Untuk mengetahui faktor-faktor yang sangat berpengaruh terhadap produktivitas, absen kerja, pindah kerja, dan kepuasan kerja, tentu saja kita akan berpaling pada variabel bebas ini. Telah lama dipercaya oleh para ahli bahwa perilaku organisasi paling mudah dipelajari sebagai model bangunan yang bertingkat, yang fondasinya adalah penngertian kita tentang perilaku individual.
Metode Pengembangan Organisasi
Pengembangan organisasi begitu luas dan kompleks pelaksanaannya. Penting bagi pelakunya untuk memahami ada tahapan apa saja yang diperlukan untuk memulai dan menjalankan proyek OD. Berikut adalah lima di antaranya:
1. Pembentukan Tim
Tahap pertama pengembangan kelompok, ini melibatkan membuat anggota tim saling mengenal dengan tujuan serta satu sama lain. Anggota mencoba sesi ice-breaking kecil satu sama lain untuk mengukur kesamaan, ketidaksamaan, kekuatan dan kelemahan untuk memahami seberapa baik atau tidak menguntungkan kondisi kerja sehingga akan membantu untuk mengetahui bagaimana kondisi tim saat ini.
2. Brainstorming
Setelah tim berhasil ‘dibentuk’, tahap brainstorming dimulai. Ini melibatkan sesi tukar pendapat untuk memutuskan aturan, etika, pendelegasian tugas, hierarki, tanggung jawab, tujuan dan jadwal, kriteria untuk evaluasi dan sistem penghargaan. Hal terpenting dari sesi brainstorming ini adalah menentukan tujuan dan kebutuhan yang ingin dicapai.
3. Penyelarasan
Fitur utama dalam tahap ini adalah kohesi antar anggota tim. Anggota tim sekarang bersedia menerima ide, pendapat, fakta dan angka, prosedur dan solusi dari satu sama lain. Mendengarkan dan menerima satu sama lain, menyamakan persepsi dan menyamakan ritme kerja
4. Pelaksanaan
Ketika tim tersebut berhasil menyelesaikan tiga tahap yang disebutkan di atas, grup tersebut mencapai tahap ‘perform’, yang ditandai dengan semangat tim, persatuan, dan efisiensi tinggi. Setiap anggota tim sangat menyadari peran mereka masing-masing dan berkontribusi untuk tujuan bersama.
5. Monitor dan Evaluasi
Selama proses pelaksanaan perlu diadakan proses monitor kemudian setelahnya, perlu diadakan evaluasi. Apakah proses dan tujuan sudah sesuai dengan yang diharapkan serta apakah sudah terjadi perkembangan. Jika sudah maka bisa dipertahankan tetapi jika masih kurang, maka perlu diperbaiki lagi kedepannya.
