1. Sebutkan lingkungan yang mempengaruhi perusahaan?
a. Lingkungan Eksternal
Lingkungan eksternal yang berpengaruh tidak langsung terhadap kegiatan perusahaan.
Lingkungan eksternal perusahaan dibagi menjadi 2.
* Lingkungan Eksternal Makro
Lingkungan Eksternal Makro adalah lingkungan eksternal yang berpengaruh tidak langsung terhadap kegiatan usaha. Contoh :
– Keadaan Alam => SDA, Lingkungan
– Politik dan Hankam => Kehidupan operasional perusahaan sangat terpengaruh oleh politik dan hankam negara dimana perusahaan berada > menciptakan.
– Hukum
– Perekonomian
– Pendidikan dan Kebudayaan
– Kependudukan
– Hubungan Internasional
* Lingkungan Eksternal Mikro
Lingkungan eskternal mikro adalah lingkungan eksternal yang pengaruh langsung terhadap kegiatan usaha.
Contoh :
– Pemasok / Supplier : yang menunjang kelangsungan operasi perusahaan.
– Perantara, misalnya distributor, pengecer yang berperan mendistribusikan hasil-hasil produksi ke konsumen.
– Teknologi : yang berkaitan dengan perkembangan proses kerja, peralatan metode, dll.
– Pasar, sebagai sasaran dari produk yang dihasilkan perusahaan.
b. Lingkungan Internal
Lingkungan internal adalah faktor-faktor yang berada dalam kegiatan produksi dan langsung mempengaruhi hasil produksi.
Contoh :
– Tenaga Kerja
– Peralatan dan Mesin
– Permodalan (Pemilik, Investor, Pengelolaan Dana)
– Bahan mentah, Bahan setengah jadi, Pergudangan
– Sistem Informasi dan Administrasi sebagai acuan pengambilan keputusan.
2. Sebutkan jenis-jenis organisasi
Dalam bentuk suatu organisasi,sebaiknya menentukan jenis organisasi terlebih dahulu. Adapun jenis-jenis organisasi adalah sebagai berikut.
a. Berdasarkan jumlah orang yang memegang pucuk pimpinan.
– Bentuk tunggal, yaitu pucuk pimpinan berada ditangan satu orang, semua kekuasaan dan tugas pekerjaan bersumber kepada satu orang.
– Bentuk komisi, pimpinan organisasi merupakan suatu dewan yang terdiri dari beberapa orang, semua kekuasaan dan tanggung jawab dipikul oleh dewan sebagai satu kesatuan.
b. Berdasarkan lalu lintas kekuasaan
– Organisasi lini atau bentuk lurus, kekuasaan mengalir dari pucuk pimpinan organisasi langsung lurus kepada para pejabat yang memimpin unit-unit dalam organisasi.
– Bentuk lini dan staff, dalam organisasi ini pucuk pimpinan dibantu oleh staff pimpinan ahli dengan tugas sebagai pembantu pucuk pimpinan dalam menjalankan roda organisasi.
– Bentuk Fungsional, bentuk organisasi dan kegiatannya dibagi dalam fungsi-fungsi yang dipimpin oleh seorang ahli dibidangnya, dengan hubungan kerja bersifat horizontal.
c. Berdasarkan sifat hubungan personal
– Organisasi formal, adalah organisasi yang diatur secara resmi, seperti : Organisasi pemerintahan, Organisasi yang berbadan hukum.
– Organisasi Informal, adalah hubungan yang terbentuk karena hubungan bersifat pribadi, antara lain kesamaan minat atau hobby, dll.
d. Berdasarkan Tujuan
– Organisasi yang tujuannya mencari keuntungan atau ‘profit oriented’.
– Organisasi sosial atau ‘non profit oriented’.
e. Berdasarkan Kehidupan dalam masyarakat
– Organisasi pendidikan
– Organisasi kesehatan
– Organisasi pertanian, dan lain lain.
f. Berdasarkan fungsi dan tujuan yang dilayani
– Organisasi produksi, misalnya organisasi produk makanan.
– Organisasi berorientasi pada politik, misalnya partai politik
– Organisasi yang bersifat integratif, misalnya serikat pekerja
– Organisasi pemeliharaan, misalnya organisasi peduli lingkungan, dan lain-lain.
g. Berdasarkan pihak yang memakai manfaat
– Mutual Benefit Organization, yaitu organisasi yang kemanfaatannya terutama dinikmati oleh anggotanya, seperti koperasi.
– Service Organization, yaitu organisasi yang kemanfaatannya dinikmati oleh pelanggan, misalnya bank.
– Bussiness Organization, Organisasi yang bergerak dalam dunia usaha, seperti perusahaan-perusahaan.
– Commonwealth Organization, adalah organisasi yang kemanfaatanya terutama dinikmati oleh masyarakat umum, seperti organisasi pelayanan kesehatan. Contoh Rumah sakit, Puskesmas.
3. Sebutkan fungsi-fungsi manajemen?
ada 4 fungsi utama dalam manajemen :
* Perencanaan (Planning)
Kegiatan dalam fungsi perencanaan :
– Menetapkan tujuan dan target bisnis
– Merumuskan strategi untuk mencapai tujuan dan target bisnis tersebut
– Menentukan sumber-sumber daya yang diperlukan
– Menetapkan standar/indikator keberhasilan dalam pencapaian tujuan dan target bisnis.
* Pengorganisasian (Organizing)
Kegiatan dalam fungsi pengorganisasian “
– Menetapkan sumber daya, merumuskan dan menetapkan tugas, dan menetapkan prosedur yang diperlukan.
– menetapkan struktur organisasi yang menunjukkan adanya garis kewenangan dan tanggung jawab.
– Kegiatan perekrutan, penyeleksian, pelatihan dan pengembangan sumber daya manusia/tenaga kerja.
– Kegiatan penempatan sumber daya manusia pada posisi yang paling tepat.
* Pengarah (Actuating/Directing)
Kegiatan dalam fungsi pengarahan :
– Mengimplementasi proses kepemimpinan, pembimbingan, dan pemberian motivasi kepada tenaga kerja agar dapat bekerja secara efektif dan efisien dalam mencapai tujuan.
– Memberikan tugas dan penjelasan rutin mengenai pekerjaan
– Menjelaskan kebijakan yang telah ditetapkan
* Pengawasan (Controlling)
Kegiatan dalam fungsi pengawasan :
– Mengevaluasi keberhasilan dalam pencapaian tujuan dan target bisnis sesuai dengan indikator yang telah ditetapkan.
– Mengambil langkah klarifikasi dan koreksi atas penyimpangan yang mungkin ditemukan
– Melakukan berbagai alternatif solusi atas berbagai masalah yang terkait dengan pencapaian tujuan dan target bisnis.
4. Sebutkan bentuk bagan struktur organisasi
Adapun terdapat beberapa macam struktur organisasi.
– Struktur Organisasi Lini
– Struktur Organisasi Lini dan staff
– Struktur Organisasi Fungsional
– Struktur Organisasi Lini dan Fungsional
a. Struktur Organisasi Lini
Organisasi lini adalah suatu bentuk organisasi dimana pelimpahan wewenang langsung secara vertikal dan sepenuhnya dari kepemimpinan terhadap bawahannya. Organisasi lini ini diciptakan oleh Henry Fayol
Ciri-ciri organisasi lini :
– Hubungan antara pimpinan dan bawahan masih bersifat langsung melalui satu garis wewenang
– Selain top manajer, manajer dibawahnya hanya sebagai pelaksana
– Jumlah karyawan sedikit
– Sarana dan alatnya terbatas
– Bentuk lini pada perusahaan perseorangan, pemilik perusahaan adalah sebagai top manajer.
– Organisasi kecil
Kebaikan dari struktur organiasasi lini adalah :
– Atasan dan bawahan dihubungkan dengan satu garis komando
– Rasa solidaritas dan spontanitas seluruh anggota organisasi besar
– Proses decision makin berjalan cepat
– Disiplin dan Loyalitas tinggi
– Rasa saling pengertian antar anggota tinggi
Kelemahan dari struktur organisasi lini adalah :
– Ada tendensi gaya kepemimpinan otokratis
– Pengembangan kreatifitas karyawan terhambat
– Tujuan top manajer sering tidak bisa dibedakan dengan tujuan organisasi
– Karyawan tergantung dalam satu orang dalam organisasi
b. Struktur Organisasi Lini dan Staff
Organisasi Lini dan Staff adalah kombinasi dari organisasi lini dan fungsional. Pelimpahan wewenang dalam organisasi ini berlangsung secara vertikal dari seorang atasan pimpinan hingga pimpinan dibawahnya. Tugas para staff disini untuk membantu memberikan pemikiran, nasihat, atau saran-saran, data, informasi dan pelayanan kepada pimpinan sebagai bahan pertimbangan untuk menetapkan suatu keputusan.
Ciri-Ciri organisasi Lini dan Staff :
– Hubungan atasan dan bawahan tidak keseluruhan secara langsung.
– Karyawan banyak
– Organisasi besar
Ada 2 kelompok kerja dalam organisasi sehingga ditekankan adanya spesialisasi :
– Personel lini
– Personel staff
Kebaikan dari struktur organisasi Lini dan Staff :
– Ada pembagian tugas yang jelas
– Kerjasama dan koordinasi dapat dilaksanakan dengan jelas
– Pengembangan bakat segenap anggota organisasi terjamin
– Staffing dilaksanakan sesuai prinsip the right man on the right place
– Bentuk organisasi ini fleksibel untuk diterapkan
Kelemahan dari struktur organisasi Lini dan Staff :
– Tugas pokok orang-orang sering dinomorduakan
– Proses decision makin berliku liku
– Jika pertimbangan tidak terkontrol maka sering menimbulkan nepotism spoilsystem patronage
– Persaingan tidak sehat antara pejabat satu dengan pejabat lainnya
c. Struktur Organasisasi Fungsional
Organisasi fungsional diciptakan oleh FW Taylor yaitu suatu bentuk organisasi dimana kekuasaan pimpinan dilimpahkan kepada para pejabat yang memimpin satuan dibawahnya dalam satuan bidang pekerjaan tertentu.
Ciri-Ciri Organisasi fungsional :
– Organisasi kecil
– Didalamnya terdapat kelompok-kelompok kerja staff ahli
Kebaikan dari struktur organisasi fungsional :
– Program terarah, jelas, dan cepat
– Anggaran, personalia, dan sarana tepat dan sesuai
– Kenaikan pangkat pejabat fungsional cepat
– Adanya pembagian tugas antara kerja pikiran dan fisik
– Dapat dicapai tingkat spesialisasi yang baik
– Solidaritas antar anggota yang tinggi
– Moral serta disiplin kerja yang tinggi
– Koordinasi antara anggota berjalan dengan baik
– Keterampilan yang terspesialisasi
– Mengurangi duplikasi sumber daya yang terbatas
– Memberikan kesempatan karir bagi para tenaga spesialis
Kelemahan dari struktur organisasi fungsional :
– Pejabat fungsional bingung dalam mengikuti prosedur administrasi
– Pangkat pejabat fungsional lebih tinggi dibandingkan kepala unit sehingga inspeksi sulit dilaksanakan
– Inisiatif perseorang sangat dibatasi
– Sulit untuk melakukan pertukaran tugas, karena terlalu menspesialisasikan diri dalamsatu bidang tertentu
– Menekankan pada rutinitas tugas – kurang memperhatikan aspek strategis jangka panjang
– Menumbuhkan perspektif fungsional yang sempit
– Mengurangi komunikasi dan koordinasi antar fungsi
– Menumbuhkan ketergantungan antar fungsi dan kadang membuat koordinasi, dan kesesuaian jadwal kerja sulit dilakukan.
Tipe fungsional ini relevan untuk situasi berikut :
– Lingkungan stabil
– Tugas bersifat rutin dan tidak banyak perubahan terjadi
– Mengutamakan efisiensi kapabilitas fungsional
d. Struktur Organisasi Lini dan Fungsional
Organisasi Lini dan Fungsional adalah organisasi yang masing masing anggota mempunyai wewenang yang sama dan pimpinannya kolektif.
Ciri-Ciri Organisasi Lini dan Fungsional :
– Tidak tampak pembedaan tugas pokok dan bantuan
– Spesialisasi secara praktis pada pejabat fungsional
– Pembagian kerja dan wewenang tidak membedakan tingkat eselon
– Struktur Organisasi biasanya tidak begitu kompleks
– Struktur Organisasi secara relatif tidak permanen
– Tugas pimpinan dilaksanakan secara kolektif
– Semua anggota pimpinan mempunyai hak, wewenang dan tanggung jawab yang sama
– Para pelaksana dikelompokkan menurut tugas-tugas tertentu dalam bentuk tugas
Kebaikan dari struktur organisasi lini dan fungsional :
– Solidaritas tinggi
– Disiplin tinggi
– Produktifitas tinggi karena spesialisasi dilakukan secara maksimum
– Pekerjaan-pekerjaan yang tidak rutin atau teknis tidak dikerjakan
– Keputusan dapat diambil dengan baik dan tepat
– Usaha kerjasama bawahan mudah digalang
Kelemahan dari struktur organisasi lini dan fungsional :
– Kurang fleksibel dan tour of duty
– Spesialisasi memberikan kejenuhan
– Proses pengambilan keputusan agak lambat karena harus dibicarakan terlebih dahulu dengan anggota organisasi
– Kalau terjadi kemacetan kerja, tidak seorang pun yang mau bertanggung jawab melebihi yang lain
– Para pelaksana sering bingung, karena perintah datangnya tidak dari satu orang saja
– Kreatifitas nampaknya sukar dikembangkan, karena perintah dan pelaksanaan berdasarkan kolektifitas.
5. Apa yang dimaksud dengan departementalisasi dan pembagiannya
Departementalisasi atau Departementasi adalah proses penentuan cara bagaimana kegiatan-kegiatan dikelompokkan. Departementasi merupakan cara dimana organisasi dapat memutuskan pola organisasi yang akan digunakan untuk mengelompokkan kegiatan-kegiatan yang bermacam-macam untuk dilaksanakan.
Departementasi terbentuk atas dasar :
– Fungsi, yang meliputi pemasaran, akuntansi, produksi, keuangan, dan lainnya.
– Produk dan jasa, berupa divisi mesin cuci, televisi, radio, dan lain sebagainnya.
– Wilayah, misalnya divisi DKI Jakarta, Jawa Barat, Jawa Tengah, Jawa Timur, dan lain sebagainnya.
– Langganan, dapat berupa penjualan industri, pedagang eceran, pemerintah, dan lain sebagainnya.
– Proses atau peralatan, meliputi departemen pemotongan, kelompok perakitan, bagian pengemasan, bagian finishing, dan lain sebagainnya
– Waktu, misalnya kelompok kerja dibagi menjadi shift pertama, kedua, dan ketiga.
– Pelayan, mencerminkan kelas bisnis, kelas ekonomi dalam pelayanan pesawat terbang, dan lain sebagainnya.
– Alpha Numerical, digunakan dalam pelayanan telepon, misalkan nomor tertentu ditempatkan pada bagian departemen yang lain pula.
– Proyek dan Matriks, digunakan oleh perusahaan-perusahaan konstruksi dengan teknologi tinggi, perusahaan konsultan, atau orientasi tinggi.
