Pengawasan dan Pengendalian Organisasi

1. Konsep Dasar Fungsi Pengawasan

Fungsi Pengawasan diperlukan untuk memastikan apakah apa yang telah direncanakan dan diorganisasikan berjalan sebagaimana mestinya atau tidak. Jika tidak berjalan sebagaimana semestinya, maka fungsi pengawasan  juga melakukan proses untuk mengoreksi kegiatan  yang sedang berjalan agar dapat tetap mencapai apa yang telah direncanakan.

Beberapa Pengertian dari Pengawasan :

–          Schermerhorn, menyatakan bahwa Pengawasan adalah merupakan proses dalam menetapkan ukuran kinerja dan pengambilan tindakan yang dapat mendukung pencapaian hasil yang di harapkan sesuai dengan kinerja yang telah ditetapkan tersebut.

–          Stoner, Freeman dan Gilbert, menyatakan bahwa pengawasan adalah proses untuk memastikan bahwa segala aktivitas yang terlaksana sesuai dengan apa yang telah direncanakan.

–          Secara lebih lengkap, Mockler, dalam Stoner, Freeman, dan Gibert mengemuka kan fungsi pengawasan dalam manajemen adalah upaya sistematis dalam menetapkan standar kinerja dan berbagai tujuan yang direncanakan, mendesain system informasi umpan balik, membandingkan antara kinerja yang dicapai dengan standar yang telah ditetapkan sebelumnya, menentukan apakah terdapat penyimpangan dan tingkat signifikansi dari setiap penyimpangan tersebut, dan mengambil tindakan yang diperlukan untuk memastikan bahwa seluruh sumber daya perusahaan dipergunakan secara efektif  dan efisien  dalam pencapaian tujuan perusahaan..

–          Mockler secara lengkap menguraikan bahwa pada intinya pengawasan tidak hanya berfungsi untuk menilai apakah sesuatu itu berjalan ataukah tidak, akan tetapi termasuk tindakan koreksi yang mungkn diperlukan maupun penentuan sekaligus penyusuaian standar yang terkait dengan pencapaian tujuan dari waktu ke waktu.

1. 2. Tujuan Dari Fungsi Pengawasan

Griffin menjelaskan bahwa terdapat empat tujuan dari pengawasan:

1. Adaptasi Lingkungan, maksudnya adalah agar perusahaan dapat terus beradaptasi dengan perubahan yang terjadi di lingkungan perusahaan, baik lingkungan yang bersifat internal maupun lingkungan lingkungan eksternal.Dengan demikian fungsi pengawasan tidak saja dilakukan untuk memastikan agar kegiatan perusahaan berjalan sebagaimana rencana yang telah ditetapkan, akan tetapi juga agar kegiatan yang dijalankan sesuai dengan perubahan lingkungan, karena sangat memungkinkan perusahaan juga merubah rencana perusahaan disebabkan terjadinya berbagai perubahan di lingkungan yang dihadapi perusahaan.
2. Meminimumkan Kegagalan, maksudnya adalah ketika perusahaan melakukan kegiatan produksi, misalnya perusahaan berharap agar kegagalan seminimal mungkin. Oleh karena itu perusahaan perlu menjalankan fungsi pengawasan agar kegagalan-kegagalan tersebut dapat diminimumkan.
3. 3. Meminimumkan Biaya, maksudnya adalah ketika perusahaan mengalami kegagalan maka akan ada pemborosan yang tidak memberikan keuntungan bagi perusahaan. Maka untuk meminimumkan biaya sangat diperlukan adanya pengawasan.
4. 4. Antisipasi Kompleksitas Organisasi, maksudnya adalah agar perusahaan dapat mengantisipasi berbagai kegiatan organisasi yang kompleks. Kompleksitas tersebut mulai dari pengelolaan terhadap produk, tenaga kerja hingga berbagai prosedur yang terkait dengan manajemen organisasi

1. Penetapan standar dan metode penilaian kinerja
2. Penilaian Kinerja
3. Penilaian apakah kinerja memenuhi standar ataukah tidak
4. Pengambilan tindakan koreksi

1. Penetapan Standar dan Metode Penilaian Kinerja

Idealnya, tujuan yang ingin dicapai organisasi bisnis atau perusahaan sebaiknya ditetapkan dengan jelas dan lengkap pada saat perencanaan dilakukan. Manajemen akan dengan mudah menjelaskan kepada seluruh pihak dalam organisasi jika tujuan organisasi jelas dirumuskan. Contoh peningkatan penjualan sebesar 50 % adalah lebih mudah untuk dikomunikasikan apabila dibandingkan dengan “peningkatan penjualan” saja.

1. 2. Penilaian Kinerja

Pada dasarnya penilaian kinerja adalah upaya untuk membandingkan kinerja yang dicapai dengan tujuan dan standar yang telah ditetapkan semula. Penilaian kinerja merupakan sebuah proses yang berkelanjutan dan terus menerus.

1. 3. Membandingkan Kinerja Dengan Standar

Setelah data penjualan dari tahun ini dan tahun lalu diperoleh, manajer penjualan kemudian melakukan perbandingan atas apa yang dicapai tahun ini dengan yang telah dicapai pada tahun lalu.

1. 4. Melakukan Tindakan Koreksi Jika Terdapat masalah.

Ketika kinerja berada di bawah standar berarti perusahaan mendapatkan masalah. Oleh karena itu perusahaan kemudian perlu melakukan pengendalian

yaitu dengan mencari jawaban mengapa masalah tersebut terjadi, yaitu kinerja berada dibawah standar, lalu kemudian perusahaan melakukan berbagai tindakan untuk mengoreksi masalah tersebut. Pada intinya manajer atau perusahaan berusaha untuk mencari penyebab ketidak mampuan mencapai kinerja sesuai dengan standar untuk kemudian tindakan koreksinya.

Beberapa Gejala Yang Memerlukan Pengawasan Dan Pengendalian

• Terjadi penurunan pendapatan atau profit
• Penurunan kualitas pelayanan (teridentifikasi dari adanya keluhan pelanggan)
• Ketidakpuasan pegawai (teridentifikasi dari adanya keluhan pegawai, produktivitas kerja yang menurun, dll)
• Berkurangnya kas perusahaan
• Banyaknya pegawai atau pekerja yang menganggur
• Tidak terorganisasinya setiap pekerjaan dengan baik
• Biaya yang melebihi anggaran
• Adanya penghamburan dan inefisien

1. 4. Mempertahankan Fungsi Pengawasan

Selain untuk memastikan bahwa tujuan dari organisasi perusahaan dapat tercapai, fungsi pengawasan dan pengendalian juga perlu di lakukan agar efisien dalam pencapaian tujuan perusahaan juga tetap dapat di raih dan juga agar perusahaan senantiasa dapat menyesuaikan diri dengan berbagai perubahan yang dihadapi oleh perusahaan.

Secara garis besar, Dessler mengemukakan bahwa terdapat dua pendekatan dalam mempertahankan fungsi pengawasan (maintaining controlling function), terdiri dari system pengawasan tradisional dan system pengawasan yang berdasarkan komitmen.

–         Sistem Pengawasan Tradisional

Sistem pengawasan tradisional melibatkan kegiatan monitoring yang bersifat eksternal. Kinerja pegawai akan diawasi  oleh atasan para pegawai. Kinerja keuangan akan diawasi oleh orang-orang yang berada di luar bagian keuangan yang bertugas untuk melakukan pengawasan dan penilaian terhadap kinerja keuangan.

Terdapat tiga pendekatan dalam system pengawasan tradisional, yaitu pengawasan diagnostik (diagnostic control), pengawasan berdasarkan batasan-batasan (boundary control), dan pengawasan interaktif (interactive control)

1. a. Pengawasan Diagnostik, adalah pengawasan yang dilakukan oleh manajer dimana setelah standar ditetapkan,manajer melakukan pengawasan dan penilaian apakah standar telah dicapai ataukah belum. Sekiranya belum tercapai maka manajer kemudian berkewenangan untuk melakukan diagnosa atau faktor-faktor yang menyebabkan standar belum tercapai untuk kemudian mengambil keputusan yang terkait dengan upaya untuk pencapaian standar sesuai dengan yang semestinya.
2. b. Pengawasan Berdasarkan Batasan-Batasan, yaitu pengawasan yang dilakukan melalui penetapan aturan atau prosedur yang dengan aturan dan prosedur tersebut keseluruhan anggota dan pihak yang terkait dalam perusahaan akan menyesuaikan diri dengan aturan dan prosedur tersebut dalam menjalankan seluruh aktivitas terkait dengan perusahaan.
3. c. Pengawasan Interaktif, adalah pengawasan yang dilakukan oleh manajer yang secara interaktif dan terus menerus melakukan komunikasi dengan pegawai secara personal mengenai berbagai hal yang terkait dengan pekerjaan yang dilakukan. Dengan komunikasi personal dan dilakukan secara interaktif ini, manajer dapat mengetahui apakah jalannya perusahaan telah mencapai standar yang diinginkan atau belum.

–         Sistem Pengawasa yang Berdasarkan Komitmen

Berbeda dengan pendekatan Tradisional, dalam system pengawasan, pendekatan yang berdasarkan komitmen lebih menekankan  fungsi pengawasan dari sisi internal dari pada eksternal. Pengawasan lebih ditekankan pada faktor internal dari seiap individu pekerja. Introspeksi diri dalam hal ini lebih dominan dalam menjalankan fungsi pengawasan daripada pengawasan eksternal. Berbagai pendekatan bisa dilakukan dalam membangun system pengawasan yang berdasarkan komitmen ini, diantaranya dengan menerapkan suatu system keyakinan tertentu dalam budaya kerja perusahaan atau melalui berbagai upaya yang “mamaksa” pegawai untuk membiasakan diri dengan tanggung jawab dan introspeksi diri, diantaranya mungkin dengan memberikan kepercayaan dan kewenangan dalam berbagai jenis aktivitas yang diberikan kepada para pegawai.