Delegasi adalah pihak individu yang dipercaya sebagai perwakilan agar bisa mewakili kelompok atau lembaga.
Delegasi adalah suatu kegiatan untuk memberikan suatu wewenang dan tanggung jawab pada orang lain untuk melakukan suatu kegiatan yang mana pihak penerima wewenang harus mampu mempertanggung jawabkan kepada orang yang melimpahkan wewenang.
Jenis-Jenis Delegasi
1. Delegasi Umum
Delegasi umum merupakan pihak bawahan yang mendapat wewenang dari atasan untuk mengerjakan berbagai fungsi manajemen umum seperti penempatan, pengarahan, perencanaan, pengorganisasian serta pengawasan.
Atasan harus melakukan kontrol dan juga arahan yang dinilai perlu.agar tugas yang diberikan sesuai. Sebagai Contohnya penunjukkan karyawan yang diberi wewenang tertentu dalam membantu manajemen personalia
2. Delegasi Khusus
Delegasi khusus adalah delegasi yang berhubungan tugas khusus. Contohnya adalah pemberian wewenang pada seorang penjual untuk bisa mengumpulkan uang dari para debiturnya.
3. Delegasi Formal
Delegasi ini dipilih berdasarkan struktur organisasi yang ada di perusahaan tempatnya bekerja. Dengan garis struktur organisasi yang ada atasan tak punya pilihan lain untuk menunjuk bawahannya sebagai delegasi. Sebagai Contohnya jika ada seorang manajer produksi yang diberikan wewenang untuk meningkatkan produksi jasa atau barang.
4. Delegasi Informal
Delegasi informal merupakan delegasi yang langsung dilakukan oleh bawahan meskipun tanpa adanya pemberian wewenang dari atasan. Misalnya ketika ada kerusakan alat di tempatnya bekerja, karena merasa mampu memperbaiki maka tanpa disuruh atasan, dia akan memperbaiki alat tersebut.
5. Delegasi Lateral
Delegasi ini merupakan pihak yang menerima wewenang lebih dari satu orang atau dengan bantuan sejumlah orang. Berikut contohnya adalah seorang manajer umum dari departemen penjualan yang meminta bantuan manajer penjualan untuk menyiapkan kumpulan data tenaga penjualan. Karena akan sulit dilakukan sendirian maka dia akan meminta bantuan dari bagian personalia.
Unsur – Unsur Delegasi
1. Tugas
Apa saja yang harus dikerjakan oleh menjadi acuan tugas bawahan yang menjadi delegasi?. Pembekalan sebelum melakukan tugas biasanya dilakukan oleh atasan agar tidak melenceng dan tugas terkerjakan dengan baik.
Tugas adalah kesatuan pekerjaan yang akan ditunaikan oleh seseorang yang menjadi delegasi. Dalam perusahaan atau organisasi pemberian tugas adalah wewenang dari atasan kepada bawahan atau kepada unit kerja yang lebih rendah.
Tugas menjadi standar kerja seorang karyawan, jika tugas dikerjakan dengan baik sehingga hasil pekerjaan bagus, maka akan mendapatkan apresiasi. Namun jika kurang baik maka akan dievaluasi.
2. Kekuasaan
Kekuasaan merupakan keseluruhan hak atau wewenang yang diambil oleh seseorang untuk memilih keputusan yang berhubungan dengan fungsinya.
Hal ini menggambarkan kekuasaan tersebut sah dan legal untuk diberikan perintah, melakukan sesuatu supaya pekerjaan bisa dituntaskan.
Kekuasaan atau otoritas adalah sesuatu yang sifatnya mengalir, dari atas ke bawah. Dari atasan ke bawahan atau dari level lebih tinggi ke level lebih rendah.
Seseorang yang diberikan kekuasaan harus bisa menjelaskan kepada anggota timnya tentang suatu tugas atau pekerjaan, serta mendelegasikan tugas tersebut kepada orang yang tepat.
Sementara seseorang yang diberikan tugas harus bisa menyelesaikan tersebut dengan baik agar dapat membantu kelancaran perusahaan. Kekuasaan membutuhkan tanggung jawab, baik dari pemberi maupun penerima, agar hasilnya tepat dengan harapan.
3. Tanggung jawab
Tanggung jawab adalah kewajiban seseorang untuk menyelesaikan tugas yang diembannya.
Tanggung jawab adalah kesadaran diri manusia terhadap semua tingkah laku dan perbuatan yang disengaja ataupun tidak disengaja.
Jika seseorang bertanggung jawab akan apa yang ditugaskannya maka dia akan mendapatkan penghargaan, namun jika dia lalai maka ada konsekuensi yang harus ditanggungnya.
Seorang delegasi harus siap mempertanggung jawabkan segala tugas yang diberikan atasannya. Khususnya setiap keputusan yang diambil dan mampu menjelaskan alasan pengambilan keputusan.
4. Akuntabilitas
Akuntabilitas adalah kewajiban seseorang atau sebuah tim untuk mempertanggung jawabkan pekerjaannya. Akuntabilitas merupakan bentuk dari rasa tanggung jawab demi memenuhi keinginan pihak yang telah pemberi tugas atau kekuasaan.
Akuntabilitas merupakan kewajiban untuk menyampaikan pertanggungjawaban atau untuk menjawab dan menerangkan apa yang telah dikerjakannya atau kinerja dan tindakan seseorang/badan hukum/pimpinan kolektif suatu organisasi kepada pihak yang memiliki hak atau berkewenangan
Namun tidak hanya pertanggungjawaban penerima tugas, pemberi tugas pun harus dapat menjelaskan alasan dibalik pemberian tugas itu.
Tujuan Delegasi
1. Untuk mengefektifkan dan mengefisienkan organisasi yang ada dalam perusahaan.
2. Untuk lebih memfokuskan hal lain yang lebih penting sehingga organisasi perusahaan tidak terbengkalai karena pimpinan berada di tempat.
3. Untuk memberikan bantuan pada atasan dalam menilai suatu kebijakan yang tepat.
4. Untuk memberi peran pada individu di perusahaan itu.
5. Untuk memberikan motivasi pada karyawan agar bisa lebih fokus pada target yang harus diraih.
6. Untuk membantu bawahan agar lebih tumbuh dan berkembang dalam kariernya.
7. Memberikan media pembelajaran dari sebuah kegagalan menjadi keberhasilan.
Manfaat Delegasi
Agar perusahaan atau organisasi tetap berputar dengan efektif dan efisien. Tugas bisa selesai secara bersamaan tanpa harus meninggalkan salah satu.
- Membuat atasan bisa lebih fokus kepada hal- hal yang lebih utama sehingga roda perusahaan tetap berputar. Ketika perusahaan sedang membutuhkan konsentrasi penuh dari atasan, maka delegasi bisa membantunya untuk menyelesaikan tugas luar selagi pimpinan fokus pada hal lebih utama di perusahaan.
- Membantu atasan untuk bisa memperhitungkan setiap keputusan yang akan diambil agar bisa tepat. Terkadang pimpinan kesulitan saat akan mengambil keputusan, adanya delegasi bisa membantunya untuk memperhitungkan resiko dari setiap keputusan yang diambil.
- Memberi kesempatan pada semua orang dalam perusahaan untuk mengambil peran.
Tak selamanya segala tugas harus dilakukan langsung oleh atasan, memberi tempat pada bawahan sebagai delegasi artinya memberi kesempatan pada mereka untuk berperan aktif dalam kemajuan perusahaan. - Memotivasi seluruh pihak untuk selalu berorientasi pada sasaran serta mutu yang tepat. Motivasi menjadi hal penting dalam keberhasilan pelaksanaan tugas, melalui tugas menjadi delegasi, semua pihak terpacu fokus pada sasaran.
- Memberi kesempatan pada bawahan untuk tumbuh dan berkembang dalam kariernya. Lewat tugas delegasi, karyawan diberikan kesempatan untuk tumbuh lebih baik dan berkembang terus.
- Memberi informasi untuk belajar dari kesalahan
Kesalahan terkadang menjadi guru terbaik dalam hidup. Jangan pernah takut salah jika kita tidak ingin menemukan kebenaran.
