PERENCANAAN SUMBER DAYA MANUSIA
Pengertian Perencanaan Sumber Daya Manusia atau Human Resource Planning (HRP) adalah proses peramalan yang sistematis yang menghubungkan kebutuhan sumber daya manusia sebuah perusahaan dengan rencana strategisnya untuk memastikan bahwa tenaga kerjanya memadai, kompeten, berkualitas untuk mencapai tujuan organisasinya.
Tahapan Perencanaan Sumber Daya Manusia
1. Menganalisis Tujuan Organisasi
Tujuan organisasi yang ingin dicapai dapat diuraikan menjadi tujuan yang lebih focus pada tujuan yang ingin dicapai pada tiap unit kerja atau bagian tertentu. Misalnya bagian produksi, bagian pemasaran, atau bagian keuangan memiliki target tertentu. Pemisahan tujuan dan rencana keseluruhan ini menyediakan penilaian kebutuhan sumber daya manusia untuk setiap departemen dan kegiatan.
2. Melakukan Inventarisasi Sumber Daya Manusia yang Ada
Setelah mengetahui pekerjaan yang tersedia melalui analisis tujuan organisasi, tahap selanjutnya adalah mengetahui informasi tentang sumber daya manusia yang tersedia saat ini. Yang termasuk dalam inventarisasi ini adalah jumlah tenaga kerja, kapasistas dan kemampuan, latar belakang pendidikan, kinerja hingga potensi-potensi mereka.
3. Perkiraan Permintaan dan Pasukan Sumber Daya Manusia
Setelah inventarisasi, tahap selanjutnya adalah memperkirakan tenga kerja yang diperlukan untuk masa yang akan dating. Organisasi atau perusahaan akan mempertimbangkan apakah perlu adanya penambahan tenaga kerja, paakah perlu meningkatkan produktivitas dan kemapuan karyawan saat ini melalui pelatihan, dan pengembangan keterampilan baru dan apakah ada kandidat yang berpotensi untuk direkrut menjadi karyawan untuk mengisi perkerjaan-pekerjaan tersebut.
4. Memperkirakan Kesenjangan Sumber Daya Manusia
Perbandingan antara permintaan dan pasokan SDM akan menghasilkan selisih, baik lebih maupun kurang. Jika kurang harus ditambah, jika lebih harus melakukan efisiensi.
5. Merumuskan Rencana Tindakan Sumber Daya Manusia
Setelah ada hasil perkiraan, adanya kesenjangan maka perlu diambil tindakan. Bisa berupa mutasi antar bagian, atau bahkan jika terpaksa adalah pemutusan hubungan kerja.
6. Pemantauan, Pengendalian, dan Umpan Balik
Setelah tindakan SDM diambil, maka perlu dilakukan pemantauan, pengendalian, dan umpan balik yang diperlukan.
ANALISIS DAN DESAIN JABATAN
Analisis jabatan atau job analysis and design adalah sebuah proses mempelajari pola-pola aktivitas untuk menentukan tugas, kewajiban, dan tanggung jawab yang diperlukan oleh masing-masing jabatan. Analisis jabatan diperlukan untuk menyusun deskripsi pekerjaan (job description) dan spesifikasi pekerjaan (job specification).
Proses analisis jabatan bertujuan untuk mengumpulkan informasi-informasi berikut:
1. Aktivitas kerja yaitu kegiatan-kegiatan apa saja yang dilakukan oleh seorang pekerja dalam jabatan tertentu. Dalam aktivitas dicantumkan informasi mengenai bagaimana, mengapa, dan kapan seorang pekerja harus melaksanakan sebuah aktivitas tertentu.
2. Perilaku yang diperlukan yaitu daftar perilaku yang dibutuhkan untuk melakukan pekerjaan tertentu dengan berhasil juga daftar tuntutan-tuntutan kerja diperlukan , misalnya pekerjaan menuntut pekerja untuk duduk lama, berdiri lama, atau memiliki ketahanan fisik yang tangguh.
3. Peralatan, dibutuhkan untuk melakukan pekerjaan tertentu.
4. Standar kinerja yaitu informasi mengenai indikator-indikator atau target-target yang harus dicapai sesuai standar/ukuran dalam menentukan apakah pekerjaan tersebut berhasil dilakukan dengan baik atau tidak.
5. Konteks pekerjaan yaitu informasi mengenai kondisi kerja, beban kerja, waktu dan jadwal kerja, dan posisi jabatan dalam struktur organisasi.
6. Human requirement yaitu informasi berhubungan dengan spesifikasi pekerja yang dibutuhkan untuk menduduki jabatan tertentu, seperti keahlian, kecakapan, pendidikan, kepribadian, fisik, dan bakat.
Kegunaan Informasi dari Analisis Jabatan
Beberapa aktivitas MSDM menggunakan informasi dari analisis jabatan :
1. Rekrutmen dan seleksi. Analisis jabatan yang menyediakan informasi mengenai spesifikasi pekerja seperti apa yang diperlukan untuk menduduki jabatan tersebut agar pekerjaan bisa terlaksana dengan baik. Informasi in gunanya dalam proses rekrutmen dan seleksi, karena bisa membantu manajemen untuk menentukan kandidat mana yang harus dipilih dan sesuai kriteria dalam job description dan job specification.
2. Kompensasi. Analisis jabatan sangat penting untuk menentukan nilai setiap pekerja dan menyediakan informasi dalam penentuan besaran kompensasi yang layak sesuai dengan beban kerja, kondisi kerja, kewajiban, dan spesifikasi jabatan yang dibutuhkan dalam suatu posisi tertentu.
3. Penilaian kinerja. Salah satu output proses analisis jabatan adalah job performance stadard yaitu kriteria-kriteria yang menyatakan pekerjaan berhasil dikerjakan dengan baik. Sehingga informasi analisis jabatan digunakan untuk membandingkan hasil kerja nyata seorang pekerja dengan standar yang ditetapkan. Menilai apakah kinerja seseorang itu bagus atau buruk.
4. Pelatihan. Analisis jabatan digunakan manajemen untuk mengetahui jenis pelatihan apa yang dibutuhkan oleh pekerja untuk bisa mengerjakan pekerjaannya dengan berhasil. Informasi analisis jabatan manajemen bisa mengetahui apakah apakah pekerja memenuhi spesifikasi keahlian memadai untuk mengerjakan pekerjaan atau membutuhkan pelatihan karena dirasa adanya kesenjangan antara tuntutan kerja dengan keahlian yang dimiliki pekerja saat ini.
Metode-metode Pengumpulan Informasi Analisis Jabatan
Analisis jabatan bertujuan untuk mengumpulkan informasi-informasi yang dibutuhkan mengenai tugas, tanggung jawab, dan kewajiban yang dilakukan oleh jabatan tertentu. Informasi-informasi tersebut dikumpulkan terus diolah menjadi job description, job specification dan performance stadard.
Ada beberapa cara yang bisa dilakukan untuk mengumpulkan informasi-informasi tersebut:
1. Metode Wawancara
Wawancara langsung adalah cara yang paling efektif dalam mengumpulkan informasi dalam proses analisis jabatan. Seorang analisis melakukan wawancara dengan penyelia (supervisor) dan orang yang menduduki jabatan akan dianalisis (job holders). Dari sini, seorang analis dapat mengetahui tugas-tugas, aktivitas kerja, beban kerja, tanggung jawab, dan syarat-syarat dalam suatu jabatan tertentu. Metode wawancara dianggap paling akurat, karena analis dapat mengumpulkan informasi dari pihak pertama secara langsung menduduki jabatan tertentu. Dari sisi kelemahan metode ini yaitu menghabiskan banyak waktu (time consuming). Selain itu, orang yang dijadikan narasumber bisa memberikan informasi yang tidak sesuai dengan kondisi kerja sebenarnya sehingga memberikan keterangan yang bias.
2. Metode Diskusi Panel Para Ahli (panel of experts)
Analis mengumpulkan orang-orang yang dianggap ahli misalnya manajer senior, konsultan, dan pekerja senior. Kemudian analis melakukan focus group discussion dan setiap ahli diminta informasi-informasi yang dibutuhkan mengenai jabatan tertentu. Metode ini bisa menghindari bias karena informasi dikumpulkan dari banyak pihak yang dianggap ahli. Tetapi metode ini banyak memakan waktu dan biaya.
3. Metode kuesioner
Metode yang paling murah dan tidak banyak memakan waktu. Sejumalah kuesioner dikirimkan kepada orang yang menduduki jabatan yang akan dianalisis (job holder). Mereka diminta mengisi kuesioner dan menjelaskan tugas-tugas, aktivitas kerja, dan tanggung jawab yang mereka emban ketika kerja. Kelemahan dalam metode ini, kemungkinan job holder salah memahami pertanyaan dalam kuesioner, kuesioner tidak diisi dengan lengkap atau kuesioner tidak dikumpulkan menjadi tidak akurat.
4. Metode Buku Harian Pekerja (diary/log)
Meminta job holder untuk mengisi buku harian mengenai apa yang mereka lakukan seharian. Job holder diminta mencatat semua aktivitas dan tugas-tugas kerja didalam buku harian. Metode ini memberikan gambaran komplit mengenai suatu jabatan agar informasi diperoleh bisa akurat karena semua aktivitas dicatat. Kelemahan metode ini, kadang kala job holder lupa mengisi buku harian.
5. Metode Observasi
Analis melakukan pengamatan secara langsung aktivitas-aktivitas kerja, tugas, dan tanggung jawab yang dilakukan oleh job holder. Observasi memiliki kelemahan, karena analis mungkin melewatkan aktivitas tertentu dan tidak mengamati semua aktivitas kerja, sehingga informasi tidak lengkap. Metode ini sangat berguna apabila analis dan job holder memiliki hambatan bahasa dikarenakan perbedaan bahasa.
Deskripsi Jabatan (job Description)
Adalah pernyataan tertulis yang menjelaskan tugas, aktivitas, tanggung jawab, kondisi kerja, dan aspek-aspek lain dalam suatu jabatan tertentu. Deskripsi jabatan tertulis berdasarkan informasi yang dikumpulkan dalam proses analisis jabatan.
Deskripsi jabatan menjelaskan apakah pekerjaan itu (what a job is). Dengan mambaca deskripsi jabatan seseorang pekerja, mengetahui apa saja aktivitas kerja yang dilakukannya. Sehingga pekerja tidak mengalami kebingungan.
Deskripsi jabatan sekurang-kurangnya harus memuat informasi tentang:
1. Identifikasi Jabatan (job identification), yaitu informasi mengenai nama jabatan, kode jabatan, dan posisi jabatan dalam struktur organisasi.
2. Iktisar Jabatan (job summary), informasi mengenai gambaran umum pekerjaan, apa pekerjaannya, bagaimana cara melakukannya, dan mengapa pekerjaan ini harus dilakukan.
3. Tanggung jawab dan Tugas, informasi tugas-tugas apa saja yang harus dilakukan, tanggung jawab apa yang harus diemban, dan aktivitas apa saja yang harus dilaksanakan.
Spesifikasi Jabatan (job specification)
Spesifikasi jabatan menjelaskan syarat-syarat minimum dipenuhi pekerja dalam melaksanakan pekerjaan-pekerjaan dalam jabatan tertentu. Atau dengan kata lain profil sebuah jabatan.
Berisi informasi mengenai keahlian, kecakapan, tingkat pendidikan, kemampuan fisik, pengalaman dan kemampuan apa saja yang harus dimiliki oleh seseorang untuk menduduki jabatan tertentu sehingga pekerjaan-pekerjaan dalam jabatan bisa dilakukan dengan sukses.
Standar Kinerja Jabatan (jobb performance standard)
Standar Kinerja Jabatan berfungsi sebagai target akan usaha dilakukan oleh pekerja sebagai kriteria untuk mengukur apakah pekerjaan tersebut dilaksanakan atau tidak.
Dalam Standar Kinerja Jabatan dicantumkan informasi mengenai target-target yang harus dicapai dan ukuran-ukuran keberhasilan kerja. Jika target dan kriteria didalam Standar Kinerja Jabatan tidak dipenuhi bisa disimpulkan bahwa pekerja ditidak berhasil melaksanakan pekerjaannya dengan sukses.
Desain Jabatan (job design)
Desain Jabatan menjelaskan rancangan-rancangan dibuat untuk suatu jabatan tertentu. Dalam desain, sebuah jabatan dirancang seberapa besar spesialisasinya, bagaimana alur kerjanya (workflow), bagaimana aktivitasnya, seberapa besar otonomi kerjanya, seberapa banyak variasi kerjanya (varirty), seberapa besar signifikasi pekerjaannya (task significance), dan seberapa besar umpan balik (feedback) yang diberikan oleh atasan mengenai kinerja pekerjanya.
REKRUTMEN
Rekrutmen adalah proses menarik, skrining, dan memilih orang yang memenuhi syarat pekerjaan. Semua perusahaan dalam industri apa pun bisa mendapatkan keuntungan dari kontingensi atau mempertahankan perekrut profesional atau proses alih daya untuk agen perekrutan.
Pengertian Rekrutmen Menurut Para Ahli
Berikut ini adalah beberapa definisi atau pengertian Rekrutmen menurut para ahlinya
- Fautino Cardoso Gomes, M.Si (2003: 105), Rekrutmen adalah proses menemukan dan merekrut pelamar untuk dan dari suatu organisasi.
- Menurut Robert L. Mathis (2011: 207), rekrutmen adalah proses menyatukan sekelompok pelamar yang memenuhi persyaratan untuk bekerja.
- Menurut Soekidjo Notoadmodjo (2003: 130): Perekrutan adalah proses yang mencari dan mengikat calon karyawan yang memiliki kemampuan untuk memenuhi kebutuhan yang direncanakan organisasi.
- Menurut Dr. med. Ir. Tb. Sjafri Mangkuprawira (2004: 95), Rekrutmen adalah proses di mana sekelompok kandidat ditarik untuk mengisi posisi yang kosong. Peluang yang efektif akan menarik perhatian orang untuk peluang kerja yang memiliki kemampuan untuk memenuhi spesifikasi pekerjaan.
Metode-Metode Rekrutmen
1. Iklan (Job Advertisements)
Salah satu opsi paling umum untuk rekrutmen eksternal adalah penggunaan iklan yang dicetak di surat kabar lokal nasional atau internasional. Selain media cetak (koran, majalah, tabloid) iklan untuk pelamar juga dapat ditampilkan di media lain seperti televisi, radio, situs web dan media sosial seperti Facebook dan Twitter.
2. Rekomendasi dari Internal Perusahaan (Employee Referral)
Dalam pengaturan dari luar, manajemen dapat membuat rekomendasi kepada karyawan. Karyawan perusahaan dapat mengusulkan anggota keluarga, teman atau kenalan yang cocok untuk posisi yang kosong.
3. Perusahaan Penyedia Tenaga Kerja (Employment and Recruitment Agencies)
Perusahaan yang membutuhkan pekerja terkadang juga menggunakan jasa agen atau perusahaan pemasok tenaga kerja untuk mengisi lowongan. Agen tenaga kerja biasanya akan mencari dan memilih pelamar pertama sebelum mengirimkan kandidat ke perusahaan yang memintanya.
4. Lembaga Pendidikan (Educational Institution)
Dalam beberapa kasus, perusahaan yang membutuhkan pekerja beralih ke sekolah atau perguruan tinggi untuk menarik calon karyawan potensial. Perekrutan melalui lembaga pendidikan ini biasanya hanya membawa serta pekerja yang kurang berpengalaman dalam pekerjaan, karena mereka direkrut setelah lulus sebagai karyawan. Namun, ada juga sekolah yang memiliki kontak dengan alumni mereka untuk menemukan pelamar yang sudah memiliki pengalaman di bidang yang diinginkan.
5. Lembaga Pemerintahan (Government Job Center)
Kantor ketenagakerjaan publik di lembaga pemerintah biasanya menawarkan layanan iklan untuk mengurangi pengangguran dan penciptaan lapangan kerja dari orang yang mereka sayangi. Pemerintah, terutama Departemen atau Departemen Tenaga Kerja, akan mengumpulkan pencari kerja dan membantu pencari kerja dengan perusahaan yang membutuhkan pekerja.
Sumber Rekrutmen
1. Sumber Rekrutmen Internal
Rekrutmen Internal adalah rekrutmen di mana pasokan tenaga kerja dilakukan secara internal, yaitu di dalam organisasi.
2. Sumber Rekrutmen Eksternal
Rekrutmen eksternal adalah perekrutan perusahaan dari luar lingkungan perusahaan (di luar perusahaan). Semua perusahaan membutuhkan staf dari lingkungan eksternal ketika tidak ada karyawan internal yang cocok untuk mengisi posisi yang dibutuhkan.
Proses Rekrutmen
1. Sourcing Process
Proses pengadaan adalah proses menarik pelamar yang memenuhi kebutuhan yang ada melalui sumber yang tersedia. Metode yang umum digunakan adalah sumber daya internal dan eksternal. Untuk menarik pelamar, ada berbagai pilihan: surat langsung, bursa kerja, headhunter.
2. Selection Process
Proses seleksi adalah proses penyaringan pelamar untuk kandidat yang memenuhi kebutuhan perusahaan.
Berikut ini beberapa opsi untuk proses seleksi:
- Psikometri (Tes Psikologis)
- Wawancara Psikologi
- Tes teknis
- Tes keterampilan manajer.
Memahami proses pengguna adalah proses menemukan orang yang tepat untuk posisi yang dibutuhkan atau tersedia, yang diperoleh dari kandidat yang ada yang lulus proses seleksi.
Secara umumnya, fase proses dilakukan sebagai berikut:
- Wawancara oleh direct user (manager) dan indirect user (director)
- Medical chek up
- Sign contact & administration
- Orientasi karyawan baru.
