SISTEM INFORMASI SDM
– Struktur Organisasi sebagian besar perusahaan memasukkan satu unit yang bertanggung jawab atas banyak kegiatan yang berhubungan dengan sumber daya manusia.
– Istilah personalia awalnya diberikan pada unit ini, tetapi sekarang dinamakan Sumber Daya Manusia(SDM), dan bisa dipimpin oleh Wakil Direktur atau bahkan Dirangkap Direktur Utama.
– Sistem Konseptual yang digunakan dalam mengelola personil SDM disebut Sistem Informasi Sumber Daya Manusia / Human Resource Information System / HRIS.
FUNGSI SUMBER DAYA MANUSIA
Kegiatan Utama SDM :
1. Perekrutan dan Penerimaan (Recruiting and hiring).
SDM membantu pegawai baru ke dalam perusahaan dengan melihat file pelamar, memasang iklan lowogan kerja di media, memberitahukan posisi yang diminta, melakukan wawancara di kampus dan di fasilitas perusahaan, dan mengurus ujian bagi pegawai. SDM selalu mengikuti perkembangan terakhir dalam peraturan pemerintah dan menasehati manajemen untuk menentukan kebijakan yang sesuai.
2. Pendidikan dan pelatihan
Selama periode kepegawaian, SDM dapat mengatur berbagai program pendidikan dan pelatihan yang diperlukan untuk meningkatkan pengetahuan da keahlian kerja pegawai. Contohnya : Anggota staf SDM dapat membantu analisa sistem dalam melatih pemakai selama tahap penerapan siklus hidup sistem.
3. Manajemen Data
SDM menyimpan database yang berhubungan dengan pegawai, dan memproses data tersebut untuk memenuhi kebutuhan informasi pemakai.
4. Penghentian dan Administrasi Pegawai
Selama seseorang dipekerjakan oleh perusahaan mereka menerima paket tunjangan seperti : Asuransi, kesehatan dan pembagian keuntungan (Jasa produksi). Ketika pegawai berhenti kerja, SDM memproses kertas kerja dan melakukan wawancara keluar. Salah satu tujuan wawancara ini adalah untuk belajar bagaimana perusahaan dapat memberikan pelayanan yang lebih baik lagi bagi pegawainya di masa datang. Setelah penghentian, SDM mengurus program pensiun perusahaan bagi mantan pegawai yang berhak.
Fungsi SDM
Model Sumber Daya Manusia
SUBSISTEM INPUT SDM
1. Sistem Informasi Akuntansi
a. Elemen Data Personil
Merupakan data non keuangan dari SDM yang berkaitan dengan identitas karyawan, contohnya : nama pegawai, alamat, jenis kelamin, tanggal lahir, pendidikan dan jumlah tanggungan. Data pegawai ini disimpan dalam file karyawan dan senantiasa diperbaharui.
b. Elemen Data Akuntansi
Data ini bersifat keuangan. Contohnya : upah perjam, Gaji bulanan, pendapatan kotor saat ini, dan pajak penghasilan tahun berjalan.
DATABASE HRIS
SIA menyediakan data akuntansi bagi HRIS sehingga berisi gambara yang lengkap dari sumber daya personil yang bersifat keuangan dan non keuangan. Dulu gaji merupakan tanggung jawab SDM, namun sekarang ini diserahkan pada SIA. Keterlibatan SDM dalam aplikasi penggajian berbentuk penyediaan proses data pendukung bagi SIA.
2. Subsistem Penelitian SDM
berfungsi mengumpulkan data melalui proyek penelitian khusus, misalnya:
a. Penilitian suksesi (succesion studies).
b. Analisis evaluasi jabatan.
c. Penelitian keluhan
SUBSISTEM PENELITIAN
a. Penelitian suksesi
Dilakkan untuk mengidentifikasi karyawan yang dalam perusahaan yang merupakan calon bagi posisi yang akan tersedia. Mungkin seorang kepala departeme akan pensiun, dan manajemen puncak ingin mengetahui siapa yang dapat dipertimbankan untuk dipromosikan ke jabatan itu.
b. Analisis dan Evaluasi Jabatan (Job Analysis and Evaluation).
Mempelajari setiap jabatan dalam suatu area untuk menentukan lingkup dan mengidentifikasikan pengetahuan dan keahlian yang diperlukan.
c. Penelitian keluhan
Membuat tindak lanjut atas keluhan yang disampaikan karyawan untuk berbagai alasan.
3. Subsistem Intelijen SDM
Mengumpulkan data yang berhubungan dengan sumber daya manusia dari lingkungan/luar perusahaan, meliputi :
a. Pemerintah
b. Pemasok
c. Serikat Pekerja
d. Masyarakat Global
e. Masyarakat Keuangan
f. Pesaing
SUBSISTEM INTELIJEN SDM
A. Intelijen Pemerintah
Pemerintah menyediakan data dan informasi yang membantu perusahaan mengikuti berbagai peraturan ketenagakrjaan.
b. Intelijen Pemasokk
Pemasok mencakup seperti perusahaan asuransi, yang memberikan employee benefit, dan lembaga penempatan lulusan Universitas serta agen tenaga kerja, yang berfungsi sebagai sumber pegawai baru. Para pemasok ini menyediakan data dan informasi yang memungkinkan perusahaan melaksanakan fungsi perekrutan dan penerimaan karyawan baru.
C. Intelijen Serikat Pekerja
Serikat pekerja memberikan data dan informasi yang digunakan dalam mengatur kontrak kerja antara serikat pekerja dan perusahaan.
D. Intelijen Masyarakat Global
Masyarakat global menyediakan informasi yang menjelaskan sumber daya lokal seperti : Perumahaan, Pendidikan, dan Rekreasi. Informasi ini digunakan untuk merekrut pegawai dalam skala lokal, nasional, dan internasional, dan untuk mengintegrasikan pegawai yang ada ke dalam komunitas lokalnya.
E. Intelijen masyarakat keuangan
Masyarakat keuangan memberikan data dan informasi ekonomi yang digunakan dalam perencanaan karyawan.
f. Intelijen Pesaing
Dalam industri tertentu yang memerlukan pengetahuan dan keahian yang sangat khusus, seperti industri komputer, terjadi perpindahan karyawan ang sering dari satu perusahaan ke perusahaan yang lain. Beberapa perusahaan memandang pesaing mereka sebagai sumber karyawan yang baik, dan mengumpulkan informasi mengenai praktek personalia pesaing, dan mungkin informasi perorangan yang berpotensi untuk direkrut.
OUTPUT HRIS
1. Subsistem Perencanaan Angkatan Kerja
2. Subsistem Perektrutan
3. Subsistem Kompensasi
4. Subsistem Benefit
5. Subsistem Pelaporan Lingkungan
6. Pengguna
